Projektmanagement lernen, Projektbeginn, Durchführung, Abschluss

Hier lernen Sie mehr zum Thema Projektmanagement, der Analyse der Stakeholder, zu den Projektzielen und Projektrisiken sowie zum Projektstrukturplan, kurz PSP, der Netzplantechnik und den Meilensteinen. Weiterhin lernen Sie mehr zu der Kosten- und Einsatzmittelplanung, wie Sie Projekte führen, zur Projektsteuerung und dem Projektcontrolling sowie zum Abschluss von Projekten.

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Was ist Projektmanagement?

Unter Projektmanagement wird ganz allgemein das Führen bzw. Organisieren von Projekten und der Einsatz dieser unterstützender Techniken und Mittel verstanden. In einer genaueren Unterteilung kann man es auch als Kombination aus funktionalem Management, d. h. die Prozesse um Aufgaben im Projekt betreffend, und dem institutionellen Management, welche die Personengruppen im Projekt, die Managementaufgaben wahrnehmen, betreffen. verstehen. Unabhängig von vielen verschiedenen Projektarten z. B. IT, Bau etc. bzw. Vorgehensmodellen und dem zu berücksichtigenden Projektumfeld, kann man das operative Projektmanagement übergreifend wie folgt beschreiben bzw. lernen.

Die Stakeholder Analyse im Projektmanagement lernen

Steht die Projektart fest, ist im Rahmen der Notwendigkeit, normalerweise eine Analyse der Stakeholder vorzunehmen, d. h. es sind die bestehenden Projektinteressenten und deren Interessen zu identifiziert. Die rechtlichen Aspekte bedürfen ggf. auch der Klärung, was aber normalerweise keine inhärente Aufgabe der Projektleitung darstellt. In diesem Beitrag lernen Sie mehr zur Analyse der Stakeholder.

Projektmanagement lernen – Projektziele definieren und der Projektbeginn

Da über den Projekterfolg allein die Zielerreichung maßgeblich etwas aussagen kann, steht eine genaue Bestimmung der messbaren Projektziele normalerweise ebenfalls am Anfang vom Projekt. Der Projektbeginn wird trotzdem gerne stiefmütterlich behandelt, aber dies nur nebenbei. Die erwähnten Ziele sind also idealerweise zum Projektbeginn von den Beteiligten bzw. dem Team für das Projekt aufzusetzen. Mehr zum Thema Projektmanagement Ziele lernen Sie hier.

Die Risiken im Projekt finden

In der Beginn Phase im Projektmanagement sind üblicherweise auch die typischen Projektrisiken und ggf. notwendige Gegenmaßnahmen bestimmt, d.h. die Risiken sind zu analysieren und zu bewerten. Mehr dazu lernen Sie im Beitrag Projektrisiken.

Der Projektstrukturplan, PSP als Hilfsmittel

Ein Projektstrukturplan, kurz als PSP bezeichnet, gliedert in verschiedenen Formen, je nach Projekt, in die verschiedenen Aufgaben und deren Verantwortlichkeiten auf. Die sog. Beschreibungen der Arbeitspakete sind dabei in projektnotwendiger Detaillierung vorzunehmen, wobei der PSP im Idealfalle ein lebendiges, d.h. sich mit dem Projektverlauf veränderndes Hilfsmittel ist. Mehr dazu lernen Sie im Beitrag Projektstrukturplan.

Die Netzplantechnik lernen im Projektmanagement

Das Gleiche trifft auf die Ablauf- und Terminplanung im Projektmanagement zu. Hier kommen verschiedene Methoden wie z. B. die Netzplantechnik zum Einsatz, um die Termine bzw. Meilensteine des Projekts festzulegen. Mehr dazu lernen Sie im Beitrag Netzplantechnik.

Die Kosten- und Einsatzmittelplanung

Eine Kosten- und Einsatzmittelplanung schließt mit einer Schätzung der Projektkosten bzw. der Verfolgung derselben ab. Dabei achtet man auf den Projektverlauf sowie die vorbereitenden und planenden Schritte im Projektmanagement. Mehr dazu lernen Sie im Beitrag Kosten- und Einsatzmittelplanung.

Projekte managen und evaluieren lernen im Projektmanagement

An einer umfassenden Planung ist noch kein Projekt im Projektmanagement gescheitert, wohl aber an einer unvollständigen. Doch auch die beste Planung ersetzt nicht die operativen Tätigkeiten im Projekt, ähnlich wie im operativen Management, die verschiedenster Art sind:

Die gekonnte Projektführung, Führen von Teams und Mitarbeitern

Da wäre natürlich das Führen von Projektteam, was je nach Zusammensetzung eine Bereicherung wie auch eine Belastung für den Projektleiter sein kann. Auch der Projektleiter, der freilich auch nur ein Mensch ist, ist also grundsätzlich fehlerbehaftet. Doch Scherz beiseite: Ein qualifiziertes Team zu führen, zu motivieren sowie voranzutreiben, gehört zu den wichtigen Management Aktivitäten und ist mit entscheidend für den Erfolg im Projektmanagement.

Für diesen Erfolg ist auch die Kommunikation im Projekt nach Innen wie nach Außen, das richtige Maß an Offenheit und Vertraulichkeit. Weiterhin ist der adäquate Umgang mit auftretenden Krisen und Konflikten im Projektmanagement zu lernen. Der Dynamik von Konflikten kann aber durch eine professionelle und offene Kommunikation in einem gewissen Rahmen vorgebeugt werden. Mehr dazu lernen Sie im Beitrag Projektleiter Aufgaben.

Das Projektmanagement und das Qualitätsmanagement

Natürlich sind in den operativen Tätigkeiten auch das Konfigurations- und Änderungsmanagement, also das u. U. notwendige Abändern von Dokumenten etc. und die Aufgaben vom Qualitätsmanagement enthalten. Ein gutes QM, wie es auch genannt wird, verfügt dabei über eine strategische wie operative Komponente und ist realitätsnah. Mehr lernen Sie im Beitrag Qualitätsmanagement.

Die FMEA, Failure Mode and Effects Analysis

Grundsätzlich werden Fehlerquellen analysiert und danach neu und fehlerfrei in die betriebliche Organisation eingebaut. Außerdem wird die Organisation stetig und ständig lernen, durch organisatorische Maßnahmen Fehlerquellen so früh als möglich zu finden und diese zu schließen, also ein stetiges suchen, finden, ändern, verbessern findet statt, die Evaluation hat begonnen.

Fehlermöglichkeitseinflussanalyse

Diese Methode der Fehleranalyse soll Fehler bzw. Schwachstellen im System, in der Produktion und in der Dienstleistung vorsorglich verhindern, um nicht nachträglich Fehler zu bearbeiten. Die Kunden sollen natürlich gehalten und vermehrt werden, die Kosten gesenkt und die gesamte Organisation professioneller arbeiten. Die entdeckten Fehler und Schwachstellen werden in Ihrer Schwere und Wichtigkeit durch die Ermittlung einer Risiko-Prioritätszahl (RPZ) zur Festsetzung der Priorität ermittelt. Deren Ergebnis wird in einer Skala eingeordnet und je nach Schwere werden verbessernde und verändernde Maßnahmen entwickelt und eingesetzt.

Die Themen in der RPZ sind:

  • Auswirkungen auf die Kunden, auf die Organisation, auf die Produkte, auf die Dienstleistungen.
  • Die Ergebnisse der Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und ggf. neue Maßnahmen zur weiteren Verbesserung eingesetzt. Dies ist ein ständiger, nie endender Prozess.

Die Vorteile

  • eine vorbeugende Fehlervermeidung,
  • ein besseres Image der Produkte oder Dienstleistungen,
  • die Mitarbeiter sind dadurch motivierter und bringen eine bessere Leistung
  • die Kosten werden durch die Vermeidung von Fehlern gesenkt,
  • es werden kontrollierbare Standards entwickelt,
  • die Mitarbeiter haben eine klare Orientierung und unterlassen ihre eigenen Qualitätsstandards nach Gutdünken.

Die Kontrolle der Projekte durch die Projektsteuerung und das Controlling lernen

Die beständige Kontrolle vom Fortschritt der Projekte sowie die situativ und intelligent eingesetzte Projektsteuerung bzw. das Projektcontrolling von Oben, runden das Bild vom operativen Projektmanagement ab. Schlussendlich ist auch die IT-Komponente bzw. die Software in Form von Instrumenten für die Steuerung und Dokumentation ein wichtiger Bestandteil vom modernen Management. So gibt es bereits eine Fülle an Software für das Projektmanagement, welche im Einsatz sind. In diesem Beitrag lernen Sie mehr zur Projektsteuerung.

Ein optimaler Projektabschluss

Im Projektabschluss findet das Projekt idealerweise sein Ende. Hier wird den Teammitgliedern und Stakeholdern der Erfolg verkündet. Weiterhin soll auch eine umfassende Fehleranalyse bzw. Betrachtung der wesentlichen Erfahrungen im Projekt vorgenommen werden. Diese dient dazu, aus den Fehlern, welche gemacht wurden, zu lernen. In diesem Beitrag lernen Sie mehr zum Projektabschluss und Evaluation.

Fazit zum Projektmanagement lernen

Wie dargestellt, sind unter Projektmanagement somit alle Aufgaben, Mittel, Methoden und Instrumente zu verstehen, welche zur Vorbereitung, Planung und Durchführung der Projekte beitragen. Ein erfahrener bzw. lernbereiter Projektleiter sowie eine gute Vorbereitung sind dabei wesentliche Komponenten für den Erfolg.

Mit Weiterbildung agiles Projektmanagement lernen

Die Weiterbildung agiles Projektmanagement bietet erfahrenen Projektmanagern die Möglichkeit sich an die immer schneller werdenden Veränderungen im Projekt anzupassen. Die speziellen Methoden und Instrumente sowie Inhalte befähigen den Agile Coach oder Scrum Coach flexibler auf die Projekte einzuwirken. Hier lernen Sie mehr zur Ausbildung bzw. Weiterbildung zum Agile Coach im agilen Projektmanagement.

Weitere Infos

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