Projektabschluss, Evaluation, Dokumentation, Abnahme, Auswertung, Auflösung

Hier lernen Sie mehr zum Projektabschluss, der Überprüfung der Projektziele und Zieldefinitionen, dem Auflösen von Projekten und der Projektauswertung. Weiterhin erfahren Sie mehr zur Evaluation, der Dokumentation und der Abnahme von Projekten.

Projektabschluss, Evaluation, Dokumentation, Abnahme, Auswertung, Resultate, Auflösung

Projektmanagement heute

Wenn man sich mit dem Projektabschluss im Projektmanagement im Detail beschäftigt, schadet es nicht, sich einen kurzen Überblick über das Projektmanagement an sich zu verschaffen. Unternehmen müssen heutzutage mehr denn je komplexe Aufgaben lösen, um langfristig am Markt bestehen zu können. Dazu ist oft die Mitarbeit von Experten aus verschiedensten Fachbereichen notwendig, die sich zu einem Team zusammenschließen, um gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten.

Was ist Projektmanagement?

Unter dem Begriff Projektmanagement fasst man alle Methoden zur Durchführung von Projekten in ihrer Gesamtheit zusammen. Umfasst sind Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmittel zur Abwicklung eines Projektes. Die gesetzten Ziele sollen mit Hilfe des Projektmanagements in personeller, technischer, finanzieller und terminlicher Hinsicht zu erreichen sein. Das Projektmanagement sorgt vor allem für geringere Projektkosten, weniger Zeitbedarf und bessere Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten. Im Wesentlichen besteht ein Projekt aus den Phasen Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und Projektabschluss.

Systematischer Projektabschluss

Im hektischen Arbeitsalltag besteht die Gefahr, dass Projekte einfach auslaufen und somit viel Arbeit und Einsatz umsonst war sowie Ergebnisse ungenützt verpuffen. Folglich leidet die Mitarbeitermotivation zur Bearbeitung weiterer Projekte. Ein systematischer Projektabschluss sorgt für Rechtssicherheit und hilft beim Einstieg in weitere Aktivitäten. Seine Bedeutung wird vielfach unterschätzt. In den verschiedenen Richtlinien ist der Projektabschluss unterschiedlich definiert. Es ist daher von großer Bedeutung, bei der Planung des Projektes klar festzulegen, welche Tätigkeiten zum Projektabschluss gehören sollen. Nachfolgende Erläuterungen versuchen, die wesentlichsten Elemente dieser Projektphase herauszuarbeiten.

Sind die Projektziele erreicht?

Zu einem erfolgreichen Projektabschluss gehört zunächst die Zieldefinition. Nur wenn alle Beteiligten gemeinsam Projektziele festlegen, lässt sich auch feststellen, ob das Projekt tatsächlich zu Ende ist und erfolgreich abgewickelt werden konnte. Der Zieldefinition ist bereits in der Initiierungsphase und im gesamten weiteren Projektverlauf höchste Aufmerksamkeit zu schenken. Die Teilzieldimensionen Zeit, Kosten sowie die Qualität sind im Projekt gleichermaßen anzustreben. Das im Projektmanagement gängige System SMART nennt die Kriterien, die ein plausibles Ziel erfüllen sollte: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich adäquat.

Die Phase vom Projektabschluss

Die Abschlussphase bezeichnet die letzte Phase eines Projektes. Evaluierung und Reflexion sowie der Projektabschlussbericht sind jedenfalls fester Bestandteil der letzten Projektperiode.

Evaluation

Evaluation bedeutet, ein Projekt im Hinblick darauf zu überprüfen, ob und mit welchem Aufwand die gesetzten Ziele zu erreichen beziehungsweise nicht zu erreichen sind. Während bei der summativen Evaluation die Überprüfung am Ende eines Projektes erfolgt, ist bei der begleitenden oder formativen Evaluation laufend kritisch zu hinterfragen.

Dokumentation der Projekte

Auf Basis der Projektdokumentation, den Erkenntnissen der Projektevaluierung und der Projektabschlusssitzung ist vom Projektleiter ein Projektabschlussbericht zu erarbeiten. Nach DIN 69901 enthält er die zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte. Standardvorlagen können eine Orientierungshilfe bei der Erstellung sein. Im Wesentlichen soll er eine kurze Zusammenfassung der Zielsetzung, einen Überblick über die Ergebnisse sowie eine Kurzbeschreibung des Projektverlaufes enthalten. Der Abschlussbericht kann auch indizierte Projektfolgeaktionen und Verbesserungsmöglichkeiten benennen.

Projektabnahme

Die Präsentation des Produktes bzw. des Abschlussberichtes sowie die Abschlusssitzung bilden die Projektabnahme oder die Produktabnahme, dieser Prozess ist von Projekt zu Projekt verschieden. Die Sitzung bietet Raum zur Diskussion zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Projektauswertung

Im Zuge einer Projektabwicklung gewinnen die Projektbeteiligten vieles: Erfahrungen, Wissen, Erkenntnisse. Davon sollen auch zukünftige Projektteams profitieren, weshalb diese Projektauswertung schriftlich aufgezeichnet und systematisch gesammelt, bewertet und verdichtet werden.

Projektresultate

Die Auswertung des Projektes ist ein wesentlicher Teil des Projektabschlusses. Im Rahmen der Projektauswertung tauschen sich Auftraggeber und Projektteam darüber aus, was sie gemeinsam erreicht und welche Erfahrungen sie gemacht haben. Sollten die Erfahrungen nicht systematisch ausgewertet sein, gingen wertvolle Erfahrungen und neue Erkenntnisse verloren. Einerseits ist das Projektresultat bewertet, andererseits ist der Weg des Projektes zu beurteilen. Selbst erlebte Erfahrungen bleiben intensiv haften und prägen nachhaltig. Dies macht sich Lessons Learned, eine nachhaltige Methode zur Integration von Erfahrungen, zu Nutze. In der Abschlussphase des Projektes kann dazu ein Workshop durchgeführt werden. Ausgangspunkt sind die zentralen Fragen:

  • Was ist gut gelaufen?
  • Was ist schlecht gelaufen?

Verbesserungspotenziale

Daraus leiten sich Best Practices und Verbesserungspotenziale ab, die in einer SWOT Analyse aufgezeigt werden. Sollte es zu persönlichen Konflikten gekommen sein, können diese im Rahmen der Projektauswertung angesprochen und verarbeitet werden, um zwischenmenschliche Probleme konstruktiv zu lösen. Eine SWOT Analyse Vorlage können Sie kostenlos downloaden.

Projektauflösung zählt auch zum Projektabschluss

Die Projektauflösung stellt neben der Projektgründung einen Begrenzungsprozess des Projektes dar. Die Unterzeichnung des Abschlussberichtes durch den Auftraggeber markiert die formelle Entlastung des Projektteams. Für den Projektmanager und die übrigen Projektbeteiligten ist es nunmehr an der Zeit, neue Aufgaben zu finden. Wichtig ist, dass alle Projektunterlagen sowie die Dokumentationen derart archiviert werden, dass jederzeit auf sie zugegriffen werden kann. Bleiben Restaktivitäten bestehen, so müssen diese im Rahmen der Projektnachbearbeitung inklusive Beendigungsterminen und der Nennung von Verantwortlichen an den Auftraggeber übermittelt werden. Die eingesetzten Ressourcen werden aufgelöst und das Projekt aus dem Projektportfolio herausgenommen.

Emotionaler Projektabschluss

Am Ende eines Projektes löst sich auch die Projektstruktur auf. Die zwischen den Projektmitgliedern entstanden Beziehungen, die oft über die konkrete Arbeit am Projekt hinausgehen, sind Veränderungen unterworfen. Bereits von Anfang an sollte ausreichend Budget für ein Projektabschluss-Event eingeplant werden, um den Abschluss gebührend feiern und emotional mit dem Projekt abschließen zu können. Der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Das Projektteam trifft sich in gemütlicher Runde beim Heurigen oder es kommt zu einer glamourösen Party mit sämtlichen Beteiligten.

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