Sie haben genug davon, Ihre Dokumente ständig zu suchen oder die Übersicht darüber zu verlieren? Mit dem richtigen Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird die Archivierung, Bearbeitung und Suche in Ihrem digitalen Dokumentenmanagement zum Kinderspiel.
Ob in der Cloud oder auf deinem System, das Management von Dokumenten ist einfach und spart Ihnen viel Zeit und Arbeit. Lassen auch Sie Ihr Unternehmen von der Digitalisierung und dem effizienten Management Ihrer Daten und Informationen profitieren.
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Digitales Dokumentenmanagement
Digitales Dokumentenmanagement ist ein Begriff, der in der heutigen Zeit oft fällt und für viele Unternehmen immer wichtiger wird. Doch was versteckt sich genau dahinter? Im Grunde handelt es sich hierbei um ein System, das die Erfassung, Bearbeitung, Archivierung und Suche von digitalen Dokumenten in Unternehmen vereinfacht und automatisiert.
Durch die Digitalisierung können Dokumente einfach und schnell abgelegt werden, sei es über E-Mail-Postfächer oder per Drag-and-drop. Außerdem können Mitarbeiter gemeinsam Dokumente bearbeiten und diese mit Externen teilen, was zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht. Doch auch die Archivierung und Revisionssicherheit von Dokumenten ist ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements.
Mithilfe von Software und Cloud-basierten Systemen können Unternehmen ihre digitalen Geschäftsprozesse abbilden und Standardabläufe automatisieren. So bleibt mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben im Unternehmen.
Automatisierte Erfassung und Digitalisierung im Dokumentenmanagement
Im Rahmen des Dokumentenmanagements gibt es heute das Missverständnis, dass manuelle Archivierungs- und Dokumentenprozesse der Vergangenheit angehören. In der Tat gibt es inzwischen zahlreiche fortschrittliche Managementsysteme, die das Arbeiten mit Dokumenten effektiver gestalten und erleichtern.
Eine bemerkenswerte Funktion von Dokumentenmanagementsystemen ist die automatisierte Erfassung und Digitalisierung von Dokumenteninformationen.
Ein Managementsystem kann es Ihrem Unternehmen ermöglichen, Dokumente mit digitalen Prozessen in Echtzeit abzulegen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Da Dokumente heutzutage in der Cloud gespeichert werden, ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem Unternehmen, jederzeit und von jedem Ort aus auf Dokumente zuzugreifen.
Unternehmen sollten in Betracht ziehen, ein Dokumentenmanagementsystem in Betrieb zu nehmen, um den Umgang mit Dokumenten in Ihrem Unternehmen effektiver zu gestalten.
Dokumente einfach ablegen
Im Bereich des digitalen Dokumentenmanagements geht es darum, die Arbeitsprozesse in Unternehmen zu erleichtern, indem manuelle Schritte automatisiert und Dokumente digitalisiert werden. Eine wichtige Herangehensweise hierbei ist, Dokumente einfach und schnell ablegen zu können.
Hierfür gibt es verschiedene Methoden, wie zum Beispiel das Abspeichern von Dokumenten im DMS, das Archivieren von E-Mails oder das manuelle Verschieben von Dateien per Drag-and-drop. Es ist wichtig, dass Unternehmen eine geeignete Software beziehungsweise ein passendes Dokumentenmanagementsystem auswählen, um eine effektive Recherche und Bearbeitung von Dokumenten zu ermöglichen.
Auch die Cloud-basierte Speicherung von Daten kann hierbei von Vorteil sein, da sie das Teilen von Informationen zwischen verschiedenen Standorten und Mitarbeitern erleichtert. Das einfache Ablegen von Dokumenten ist somit ein zentraler Bestandteil eines erfolgreichen Dokumentenmanagementsystems.
Gemeinsam Dokumente bearbeiten mit Kollaboration-Werkzeugen
Innerhalb des digitalen Dokumentenmanagements ist es nicht nur wichtig, die Dokumente zu archivieren, sondern auch sicherzustellen, dass mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Unternehmen dezentral arbeitet oder wenn es um die Zusammenarbeit mit externen Partnern geht. Hier kommen Kollaboration-Werkzeuge ins Spiel, die es ermöglichen, Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten. Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme wie Google Drive oder Dropbox ermöglichen die nahtlose Zusammenarbeit und transparente Aktualisierung von Dokumenten.
Weiterhin lassen sich diese Werkzeuge auch nutzen, um sicherzustellen, dass alle Informationen und Daten stets auf dem neuesten Stand sind. Die einfache Suche nach relevanten Dokumenten und die Möglichkeit, Dokumente jederzeit und von überall aus abzurufen, machen das Dokumentenmanagement noch effizienter.
Dokumente mit Externen teilen
Im digitalen Dokumentenmanagement sind Kollaboration-Werkzeuge unerlässlich, um gemeinsame Projekte mit Fremdfirmen oder externen Partnern durchzuführen. Durch die Integration von Cloud-Software und dem digitalen Management von Dokumenten können diese problemlos geteilt und auch außerhalb des Büros bearbeitet werden.
In Echtzeit können Teams an verschiedenen Standorten zusammenarbeiten, ohne dabei auf Daten zugreifen zu müssen, die nur auf einem bestimmten Gerät gespeichert sind. Unternehmen können somit ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und die Zusammenarbeit mit Dritten erleichtern.
Das digitale Dokumentenmanagement erleichtert auch die Suche nach wichtigen Informationen, ohne dass das Unternehmen Zeit für eine umständliche Recherche aufwenden muss. Archivierung und Management von Dokumenten wird durch das digitale Managementsystem ebenfalls erleichtert.
Die Integration von automatisierter Erfassung und Digitalisierung vereinfachen die Handhabung digitaler Daten und lassen Abläufe schneller und unkomplizierter mit Partnern ablaufen.
Dokumente gesetzeskonform archivieren
Eine der wichtigsten Funktionen von Dokumentenmanagementsystemen ist die gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. In einem Unternehmen gibt es zahlreiche Dokumente wie Verträge, Rechnungen oder Personalakten, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen.
Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen diese Dokumente einfach archivieren und verwalten, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die digitale Archivierung ermöglicht auch eine schnelle und effiziente Suche nach Informationen, ohne dass physische Archive durchsucht werden müssen.
Durch die Nutzung von Cloud-Speicher und digitaler Datenverarbeitung werden Dokumente zudem vor Verlust oder Beschädigung geschützt. Das System ermöglicht nicht nur die einfache Speicherung und Archivierung von Dokumenten, sondern auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sowie den sicheren und rechtssicheren Austausch von Dokumenten zwischen den Mitarbeitern und anderen Partnern.
Insgesamt ist das Dokumentenmanagementsystem ein essenzielles Werkzeug für jedes Unternehmen, das den Prozess der Dokumentenverwaltung vereinfachen möchte.
Digitale Geschäftsprozesse mit Workflows abbilden
Eine der größten Herausforderungen im Dokumentenmanagement ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Hier kommt die Workflow-Technologie ins Spiel: Workflow-Management-Systeme erfassen und automatisieren standardisierte Abläufe und erleichtern so die Zusammenarbeit in einem Unternehmen erheblich.
Im Dokumentenmanagement können Workflow-Systeme genutzt werden, um Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu optimieren. Automatisierte Workflows können etwa E-Mails und Dokumente automatisch kategorisieren, Verschlagwortung übernehmen und Dokumente gleichzeitig an mehrere Empfänger senden.
Ein weiterer Vorteil der Workflow-Technologie besteht darin, dass Unternehmen Workflows individuell an ihre Bedürfnisse anpassen und so ihre Arbeitsprozesse optimieren können. Letztendlich profitieren Unternehmen von einer effizienteren Dokumentenverwaltung und Zeitersparnis.
Automatisierung von Standardabläufen
Im Zeitalter der Digitalisierung sind Unternehmen zunehmend auf der Suche nach effizienten und zeitsparenden Lösungen für ihre Dokumentenverwaltung. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die Automatisierung von Standardabläufen im Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Durch die Nutzung von automatisierten Prozessen können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, indem etwa automatisch Dokumente archiviert werden oder bestimmte Schritte bei der Bearbeitung von Dokumenten automatisch ablaufen. Mit der Integration von Cloud-Software und Kollaboration-Werkzeugen wird die Zusammenarbeit an Dokumenten im Unternehmen noch einfacher.
Doch auch die Recherche nach Dokumenten wird durch die Digitalisierung und das Dokumentenmanagement erheblich erleichtert. Unternehmen sollten sich daher mit einem Managementsystem und der damit einhergehenden Automatisierung von Standardabläufen vertraut machen, um ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.
Weitere Erweiterungen und Schnittstellen nutzen
Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Unternehmen eine Vielzahl von Dokumenten einfach und effizient ablegen und verwalten. Doch das ist nur ein Teil der Vorteile, die ein DMS bietet. Weitere Erweiterungen und Schnittstellen nutzen im Dokumentenmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse noch effektiver zu gestalten.
Die Archivierung von Dokumenten kann beispielsweise auf eine Cloud-Plattform ausgelagert werden, um Speicherplatz und Kosten zu sparen. Kollaboration-Werkzeuge erlauben es mehreren Nutzern, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und sofort zu teilen. Auch die Suche nach Informationen kann durch eine Einbindung von Daten in andere Systeme automatisiert werden.
Eine DMS-Software kann somit nicht nur Dokumente ablegen, sondern auch digitalisieren, Geschäftsprozesse automatisieren und vieles mehr.
5 Anbieter für Dokumentenmanagementsystem Software
In der heutigen digitalen Welt ist es unerlässlich, dass Unternehmen ihre Dokumente effektiv verwalten können. Doch wie findet man den richtigen Anbieter für ein Dokumentenmanagementsystem? Keine Sorge, wir haben für Sie die Lösung parat!
Hier finden Sie fünf erstklassige Anbieter, die Ihnen dabei helfen werden, Ihre Dokumente sicher und effizient mit Software zu organisieren. Von der einfachen Archivierung bis hin zu komplexen Workflow-Lösungen – hier ist für jeden Bedarf das passende Angebot dabei:
- Microsoft SharePoint: Ein weitverbreitetes Dokumentenmanagementsystem, das in der Cloud oder on-premise gehostet werden kann ist SharePoint von Microsoft. Es bietet Funktionen wie Versionierung, Metadatenverwaltung und Workflow-Automatisierung.
- Dropbox Business: eine cloudbasierte Lösung für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Dateien. Es ermöglicht Benutzern, auf ihre Dateien von überall aus zuzugreifen und sie sicher zu speichern und zu teilen.
- DocuWare: eine webbasierte Plattform für die digitale Archivierung, Automatisierung von Geschäftsprozessen und elektronische Signaturverwaltung. Es bietet auch mobile Apps zur einfachen Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.
- Alfresco: Ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem, das sowohl on-premise als auch in der Cloud bereitgestellt werden kann. Es unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten und bietet Funktionen wie Workflows, Content-Management und Kollaborationsfunktionen.
- M-Files: Ein intelligentes Informationsmanagementsystem, das es Benutzern ermöglicht, alle Arten von Informationen zu organisieren, zu finden und darauf zuzugreifen – unabhängig davon, wo sie gespeichert sind (in der Cloud oder on-premise). Es bietet auch künstliche Intelligenz-basierte Funktionen wie automatisierte Klassifizierung und Datenerkennung.
Video zum Thema
Im hier vorliegenden Video wird die Funktion und die Vorteile eines DMS (Dokumentenmanagementsystem) in einer knappen Zeit von zwei Minuten erläutert. Dabei wird hervorgehoben, dass ein DMS heutzutage weit mehr als nur ein digitaler Ersatz für einen Akten-Keller ist. Die zahlreichen Möglichkeiten, die ein elektronisches Dokumentenmanagement bietet, werden kurz umrissen und die exakte Definition und Zielsetzung eines DMS wird genannt. Am Ende des Videos werden die bedeutendsten Vorteile eines DMS nochmals betont.
Fazit
Insgesamt bietet das digitale Dokumentenmanagement zahlreiche Vorteile, von der automatisierten Erfassung und Digitalisierung bis hin zum gesetzeskonformen Archivieren und der Abbildung von Geschäftsprozessen mit Workflows. Mit Kollaboration-Werkzeugen können Dokumente sogar gemeinsam bearbeitet und mit Externen geteilt werden, während man zeit- und ortsunabhängig arbeitet.
Zudem ermöglicht die Automatisierung von Standardabläufen eine deutliche Effizienzsteigerung. Es ist also kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen auf digitale Managementsysteme setzen.
Wenn auch Sie davon profitieren möchten, zögern Sie nicht und implementieren Sie eines für Ihr Unternehmen. Wir hoffen, dass wir Sie mit diesem Blogbeitrag inspirieren konnten. Besuchen Sie uns gerne wieder für weitere spannende Themen rund um das Dokumentenmanagement.
Sie wollen mehr zu den Managementarten lernen, dann finden Sie unter diesem Link weitere Arten im Management erklärt.