Projektmanagement Ziele, Projektziele planen, setzen und kontrollieren

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Projektmanagement Ziele

Bei der Festlegung von Projektzielen im Projektmanagement, ist die Kenntnis des Gesetzes der speziellen Determination des Willens (N. Ach) hilfreich:

„Eine Absicht wird umso leichter verwirklicht, je spezieller die Zielvorstellung ist.“

Hier lernen Sie mehr zu den Einflussfaktoren der Projekte, der Zielfindung, der richtigen Zielsetzung und dem Controlling von Projekten.

Auftraggeber

In einem eingespielten guten Arbeitsteam lassen sich die Teilaufgaben zumeist hervorragend an den richtigen Mann bringen.

Problematisch sind oftmals lediglich die Zielvorgaben des Auftraggebers, welcher sich als zahlender Kunde gerne die Haltung herausnimmt, die anderen würden sein Problem schon lösen.

Tun sie auch – irgendwie – doch Auftraggebern klar zumachen, dass diese mit ihrer eigenen Zielvorstellung die Ergebnisqualität im Wesentlichen beeinflussen ist, sowohl bei Stammkunden als auch bei Neukunden, immer wieder ein Hindernis.

Sie geben ja schließlich die Projektarbeit und damit auch die Zielfindung an jemanden ab, der sich – vermeintlich oder tatsächlich – damit hervorragend auskennt.

Dringend berücksichtigt werden muss jedoch bei jeder Zielfindung, dass klare Projektziele zweckmäßiges Handeln ermöglichen, während verschwommene Ziele lediglich ein probierendes Handeln gestatten.

Das sollte einem Initiator von Zielen möglichst sensibel beigebracht werden.

Projektziele finden, planen, setzen und kontrollieren lernen
Projektziele finden, planen, setzen und kontrollieren lernen

Zielfindung

Im Rahmen der Projektkonzeption werden Inhalte und Aufgaben aller Teilprojekte skizziert. Innerhalb unterschiedlicher Projektphasen werden Zielsetzungen definiert.

Die sich daraus ergebenden Aufgaben werden mit Terminvergabe an die Projektteilnehmer schriftlich delegiert.

Die Zielfindung der Teilaufgaben, welche auch zu Arbeitspaketen zusammengefasst werden können, erfolgt meist in mit Moderatoren geführten Sitzungen und wird von den Projektteilnehmern unter Anleitung mithilfe unterschiedlicher Kreativitätstechniken erarbeitet.

So zum Beispiel das Brainstorming und die damit verbundene Ausarbeitung als Mindmap.

Ebenfalls in dieser Moderationssitzung sollten auch die geeignetsten Mitarbeiter für die jeweilige Zielsetzung gefunden werden.

Einfluss auf ein schnelleres oder weniger schnelles Erreichen von Zielen hat letztendlich immer der Arbeitnehmer mit seinen persönlichen Fähigkeiten und Kenntnissen, auch organisatorischer Art.

Es sollte auch keine Scheu gezeigt werden, lieber den Kollegen vorzuschlagen, wenn die Annahme besteht, dieser könne das Projektziel besser und schneller bearbeiten.

Schließlich will das gesamte Team vom Ergebnis profitieren.

Auf die Zieldefinition wird dabei besonderes Augenmerk gelegt, denn nur klar und deutlich vereinbarte Zielstellungen führen zur fehlerfreien Bearbeitung.

Des Weiteren müssen diese Teilziele oder auch Meilensteine, in einem koordinierten Ablaufdiagramm miteinander möglichst schnittstellenfrei dargestellt werden, denn jede Schnittstelle bedeutet doppelte Arbeit und Zeitverzögerung.

Projektziele setzen

Projektziele können intern und auch extern initiiert sein. Verfahrensverbesserungen, finanziell messbare Größenrichtziele, Reduktion von Reklamationen, Einführung neuer Produkte … all diese Projektziele können sequenzielle oder einmalige Projekte mit erneuten Zielfindungsprozessen eröffnen.

Neben der Einhaltung der Abgabetermine ist bei definierten Projektzielen auch der Kostenfaktor mit Grenzwerten zu belegen. Auch die Qualität des Arbeitsergebnisses muss feststehen.

Überschreitungen im Rahmen von Toleranzgrenzen bedeuten sofortigen Handlungsbedarf seitens des Projektleiters.

Deshalb ist die Zieldefinition, wer was wie bis wann mit welchen Mitteln und mit welchen maximalen Kosten zu tun hat, äußerst präzise vorzugeben. Einwände seitens der Beauftragten sind deshalb unverzüglich zu kommunizieren.

Meist kann der Arbeitnehmer seine Möglichkeiten, das Ziel zu erreichen, besser einschätzen, als der Projektleiter.

Lösungsvorschläge sind dann ebenfalls sofort zu erarbeiten, bei einer nicht optimalen Lösung muss dann eben übergangsweise Plan B herhalten.

Ziele fixieren im Pflichtenheft

Ziele müssen schriftlich fixiert werden. Bei jedem Teilziel sind die erforderlichen Angaben zu machen, und es muss das richtige Arbeitsmaterial vorhanden sein oder möglichst schnell beschafft werden.

Außerdem müssen sowohl Projektleiter wie auch Aufgabenbeauftragte durch deren Unterschrift deutlich machen, dass die Aufgabe verstanden wurde und in vorgegebener Form durchgeführt wird.

Die lückenlose Dokumentation muss also gewährleistet sein, denn diese ist ein wichtiges Messinstrument für den Projektfortschritt. Deshalb sollte der Fortschritt jedes Teilzieles auch durch ein Endprodukt identifizierbar sein.

In Berichten kann ein Soll-Ist-Vergleich festgehalten werden. Außerdem kann ein fester Reviewtermin vereinbart werden. Diese ganzen Angaben sollten sich dann in einem Pflichtenheft wiederfinden.

Die in das Pflichtenheft einzutragenden Ziele können und sollten auch hierin differenziert werden in:

  • Einleitungsziele
  • Wirkungsziele

Einleitungsziele

Einleitungsziele sind solche, die ein bestimmtes Arbeitspaket von weiteren Zielen überhaupt erst gestatten.

Die Aktivierung sämtlicher Teilnehmer nützt gar nichts, wenn das Einleitungsziel nicht zufriedenstellend erreicht wurde. Im Gegenteil, es muss dann das gesamte Projekt als stark gefährdet betrachtet werden.

Wirkungsziele

Wirkungsziele hingegen basieren auf einer bereits erfolgreich gelösten vorangegangenen Aufgabenstellung.

Wirkungsziele sind deshalb nicht weniger wichtig, und sollten mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden.

Projektcontrolling

Die Projektkontrolle der Teilziele und deren Einhaltung sind durch den Projektleiter systematisch zu überwachen und eine Aufgabe vom Projektcontrolling.

Hierfür können herkömmliche EDV-Programme dienen, Projektsoftware bietet hingegen meist in Standardlösungen Features, die ohne Programmierarbeiten den Zielfortschritt der einzelnen delegierten Aufgaben deutlich und mit allen relevanten Hintergrundinformationen mit unterschiedlichen Farben und Prozentangaben visualisieren.

Projektmanagement Software

Auch die auftretenden Konfliktsituationen sind von dem Controller möglichst frühzeitig zu erkennen. Dafür darf sich keinesfalls nur ausschließlich auf die Projektmanagement Software verlassen werden.

Diese sollte als das betrachtet werden, was sie ist, nämlich ein Hilfsmittel. Das ständige Review mit den Lösungsbeauftragten der Projektziele ist dabei von nicht geringerer Relevanz wie das Einsetzen des eigenen Denkens:

  • Wo könnten Schnittstellen und Konflikte auftreten?
  • Welche Ereignisse haben Einfluss auf den Erfolg von Projektzielen?
  • Wie können Probleme möglichst schnell gelöst werden, und wie kann das Projekt effizient weitergeführt werden, wenn es an einer Stelle stagniert?

Die Zielsetzung und das Controlling sind bei dem Erreichen von Projektzielen wesentliche Erfolgsfaktoren. Beides nimmt hohen Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter, die an dem Projekt mitwirken.

Wenn erst einmal die Haltung entstanden ist, dass der Projektleiter ja “nicht in die Füße kommt”, deutet das sowohl auf eine Fehlplanung als auch auf eine wachsende Demotivation der Mitarbeiter hin.

Fazit

Ziele müssen klar definiert, nach fachlichen und persönlichen Eignungen schriftlich mit allen Messgrößen, Grenzwerten und Terminen fixiert und delegiert werden.

Das fortlaufende und erfolgsorientierte Controlling ist zu gewährleisten.

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