Projektmanagement Ziele, Projektziele planen, setzen und kontrollieren

Sie lernen hier mehr über Ziele im Projektmanagement, insbesondere erhalten Sie Infos zu den Einflussfaktoren der Projekte, der Zielfindung, der richtigen Zielsetzung und dem Controlling von Projekten. So erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Projekte planen, Ziele setzen und kontrollieren, aber auch was wichtig ist beim Pflichtenheft und den sonstigen Vorgaben im Projekt.

Projektmanagement Ziele, Einflussfaktoren, Projekte planen, Ziele setzen und kontrollieren, Info zu Controlling, Pflichtenheft und Vorgaben.

Die Vorgaben der Ziele im Projektmanagement vom Auftraggeber

In einem eingespielten guten Arbeitsteam lassen sich die Teilaufgaben bzw. Ziele im Projektmanagement zumeist hervorragend an den richtigen Mann bringen. Problematisch sind oftmals lediglich die Vorgaben vom Auftraggeber, welcher sich als zahlender Kunde gerne die Haltung herausnimmt, die anderen sollen sein Problem schon lösen. Tun sie auch, irgendwie, doch Auftraggebern klar zumachen, dass diese mit ihrer eigenen Zielvorstellung die Qualität der Ergebnisse im Wesentlichen beeinflussen, ist sowohl bei Stamm- als auch bei Neukunden, immer wieder ein Hindernis. Sie geben ja schließlich die Projektarbeit und damit auch die Zielfindung an jemanden ab, der sich, vermeintlich oder tatsächlich, damit hervorragend auskennt. Dringend berücksichtigen muss jedoch bei jeder Zielfindung, dass klare Projektziele zweckmäßiges Handeln ermöglichen, während verschwommene Ziele lediglich ein probierendes Handeln gestatten. Das ist dem Initiator bzw. Auftraggeber von Zielen möglichst sensibel beizubringen.

De Ziele im Projektmanagement planen bzw. die Konzeption der Projekte

Im Rahmen der Projektkonzeption sind Inhalte und Aufgaben aller Teilprojekte skizziert. Innerhalb verschiedener Projektphasen werden Zielsetzungen definiert. Die sich daraus ergebenden Aufgaben sind mit Terminvergabe an die Projektteilnehmer schriftlich zu delegieren.

Die Teilaufgaben werden zu Arbeitspakete

Die Zielfindung der Teilaufgaben, welche auch zu Arbeitspaketen zusammengefasst sind, erfolgt meist in Sitzungen, welche durch Moderatoren geführt sind. Bei der Entstehung der Arbeitspakete nutzen die Projektteilnehmer verschiedene Kreativitätstechniken. So z. B. das Brainstorming und die damit verbundene Ausarbeitung als Mindmap. Mehr zu den Arbeitspaketen lernen sie im Beitrag Projektstrukturplan, kurz PSP, genannt.

Geeignete Mitarbeiter für das Projekt finden und auswählen

Ebenfalls in dieser Moderationssitzung sollte man auch die geeignetsten Mitarbeiter für die jeweilige Zielsetzung finden und auswählen. Der Einfluss auf ein schnelleres oder weniger schnelles Erreichen von Zielen hat letztendlich immer der Mitarbeiter mit seinen persönlichen Fähigkeiten und Kenntnissen. Man sollte auch keine Scheu zeigen, lieber den Kollegen vorzuschlagen, wenn die Annahme besteht, dieser könne das Projektziel besser und schneller bearbeiten. Schließlich will das gesamte Team vom Ergebnis profitieren.

Die Zieldefinition im Projektmanagement

Auf die Zieldefinition im Projektmanagement ist dabei besonderes Augenmerk zu legen, denn nur klar und deutlich vereinbarte Ziele führen zur fehlerfreien Bearbeitung.

Ein koordiniertes Ablaufdiagramm erstellen

Des Weiteren sind diese Teilziele oder auch Meilensteine, in einem koordinierten Ablaufdiagramm miteinander möglichst schnittstellenfrei darzustellen, denn jede Schnittstelle bedeutet doppelte Arbeit und somit mehr an investierter Zeit.

Die Ziele setzen im Projektmanagement

Die Ziele im Projektmanagement können intern und auch extern gesetzt sein. Die Verbesserung der Verfahren, die finanziell messbare Größenrichtziele, die Reduktion von Reklamationen oder die Einführung neuer Produkte, all diese Ziele können sequenzielle oder einmalige Projekte mit erneuten Prozessen der Zielfindung eröffnen.

Die Termine, Kosten und die Qualität der Projekte

Neben der Einhaltung der Termine zur Abgabe, ist bei definierten Zielen im Projekt auch der Faktor Kosten mit Grenzwerten zu belegen. Auch die Qualität der Arbeitsergebnisse muss feststehen. Die Überschreitungen im Rahmen von Toleranzgrenzen bedeuten sofortigen Handlungsbedarf seitens dem Projektleiter. Deshalb ist die Definition der Ziele, also wer was wie bis wann mit welchen Mitteln und mit welchen maximalen Kosten zu tun hat, äußerst präzise vorzugeben.

Einwände seitens der Beauftragten sind deshalb unverzüglich zu kommunizieren. Meist kann der Arbeitnehmer seine Möglichkeiten, das Ziel zu erreichen, besser einschätzen, als der Projektleiter. Die Vorschläge zur Lösung sind dann ebenfalls sofort zu erarbeiten, bei einer nicht optimalen Lösung muss dann eben übergangsweise ein Plan B herhalten.

Die Ziele fixieren im Pflichtenheft

Die Ziele im Projektmanagement müssen schriftlich fixiert bzw. festgehalten sein. Bei jedem Teilziel sind die erforderlichen Angaben zu machen, und es muss das richtige Arbeitsmaterial vorhanden sein oder es muss schnellst möglich zu beschaffen sein. Außerdem müssen sowohl Projektleiter wie auch die Beauftragten für die Aufgaben durch deren Unterschrift deutlich machen, dass die Aufgabe verstanden ist und in vorgegebener Form durchführbar.

Ein lückenlose Dokumentation im Pflichtenheft ist wichtig

Die lückenlose Dokumentation im Pflichtenheft muss also gewährleistet sein, denn diese ist ein wichtiges Instrument zum Messen vom Projektfortschritt. Deshalb sollte der Fortschritt von jedem Teilziel auch durch ein Ergebnis messbar sein.

Die Projektmanagement Ziele prüfen mit dem Soll-Ist-Vergleich

In Berichten kann ein Soll-Ist-Vergleich festgehalten sein, welcher die Projektmanagement Ziele messen kann. Außerdem kann ein fester Termin für das Review vereinbart werden.

Die Projektmanagement Ziele und das Pflichtenheft

Diese ganzen Angaben sollten sich dann in einem Pflichtenheft wiederfinden. Die in das Pflichtenheft einzutragenden Ziele können und sollten auch hierin differenziert sein in:

  • Ziele der Einleitung
  • Ziele der Wirkung

Die Ziele der Einleitung

Die Ziele der Einleitung sind solche, die ein bestimmtes Arbeitspaket von weiteren Zielen überhaupt erst gestatten. Die Aktivierung sämtlicher Teilnehmer nützt gar nichts, wenn das Einleitungsziel nicht zufriedenstellend erreicht ist. Im Gegenteil, man muss dann das gesamte Projekt als stark gefährdet betrachten.

Die Ziele der Wirkung

Die Ziele der Wirkung hingegen basieren auf einer bereits erfolgreich gelösten vorherigen Aufgabenstellung. Die Wirkungsziele sind deshalb nicht weniger wichtig, und sollten mit der gleichen Sorgfalt behandelt werden.

Das Projektcontrolling bzw. Ziele kontrollieren

Die Kontrolle der Teilziele im Projektmanagement und deren Einhaltung sind durch den Projektleiter systematisch zu überwachen bzw. zu kontrollieren. Diese Aufgabe gehört zum Projektcontrolling, hierfür können herkömmliche EDV-Programme dienen. Eine spezielle Projektmanagement Software bietet jedoch meist in Standardlösungen Tools bzw. Werkzeuge, die ohne Kenntnisse in der Programmierung den Fortschritt der Ziele und der einzelnen delegierten Aufgaben deutlich machen. Weiterhin sind alle relevanten Infos mit verschiedenen Farben und Prozentangaben visualisiert.

Projektmanagement Ziele mit Software einhalten und kontrollieren

Auch die auftretenden Konflikte sind von dem Controller möglichst frühzeitig zu erkennen. Dafür darf sich keinesfalls nur ausschließlich auf die Projektmanagement Software verlassen werden. Diese sollte als das betrachtet werden, was sie ist, nämlich ein Hilfsmittel. Das ständige Review mit den Lösungsbeauftragten der Projektziele ist dabei von nicht geringerer Relevanz, wie das Einsetzen vom eigenen Denken:

  • Wo könnten Schnittstellen und Konflikte auftreten?
  • Welche Ereignisse haben Einfluss auf den Erfolg der Ziele im Projektmanagement?
  • Wie können Probleme möglichst schnell gelöst und wie kann das Projekt effizient weitergeführt werden, wenn es an einer Stelle stagniert?

Die Zielsetzung und das Controlling der Projekte sind bei dem Erreichen von Zielen wesentliche Faktoren für den Erfolg. Beides nimmt hohen Einfluss auf die Motivation der Mitarbeiter, die an dem Projekt mitwirken. Wenn erst einmal die Haltung entstanden ist, dass der Projektleiter ungeeignet ist, deutet das sowohl auf eine Fehlplanung als auch auf eine wachsende Demotivation der Mitarbeiter hin.

Fazit zu Ziele im Projektmanagement

Die Ziele im Projektmanagement müssen also klar definiert bzw. geplant sein. Die Mitarbeiter nach fachlichen und persönlichen Eignungen festgelegt werden und alle Messgrößen, Grenzwerte und Termine müssen fixiert und delegiert werden. Das fortlaufende und erfolgsorientierte Controlling der Projekte ist zu gewährleisten.

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