Projektsteuerung, Projektcontrolling Aufgaben, Methode, Bericht, Software

Im Folgenden soll auf die Aufgaben der Projektsteuerung, auch Projektcontrolling genannt, eingegangen werden. Am Ende dieses Beitrags erhalten Sie weitere Infos zur Software, welche Sie für diese Projektaufgabe einsetzen können. Weiterhin erhalten Sie mehr Infos zu den Phasen, wie Sie Projekte steuern, zu den Instrumenten und Methoden, zum Projektberichte sowie zur Evaluation.

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Die Phasen im Projektmanagement

Die Arbeit an einem bestimmten Projekt, das sog. Projektmanagement, ist von der Definition her in drei wesentliche Phasen untergliedert. Es handelt sich dabei um die zeitliche Abfolge der Phasen:

  • die Projektplanung
  • die Projektsteuerung sowie die
  • Projektüberwachung.

Die Projektplanung

Mit Abschluss der Planung und Organisation von einem Projekte wird im Rahmen vom Controlling mit der eigentlichen Projektarbeit begonnen. Während des laufenden Projektprozesses wird die Projektsteuerung bzw. die Projektkontrolle durchgeführt.

Das Projektcontrolling

Zuständig für das Projektcontrolling ist dabei der Projektleiter. Er hat sowohl eine administrative Funktion gegenüber den Projektbeteiligten und ist auch für die übergeordnete Hierarchie für den Verlauf vom Projekte verantwortlich.

Die Projektsteuerung

Die Projektsteuerung hat einen kontrollierenden bzw. überwachenden Charakter. Da es in der Regel zu Abweichungen zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Verlauf von Projekten kommt, ist in erster Linie im Verlauf vom Controlling dafür zu sorgen, dass das Projekt zum einen im Rahmen der geplanten Ziele abzuwickeln ist und zum anderen, dass man die Projektplanung, sofern möglich, noch optimieren kann.

Die Inhalte und Aufgaben der Projektsteuerung

Die Inhalte bzw. Aufgaben der Projektsteuerung oder dem Controlling vom Projekt sind aufgeteilt in primäre und sekundäre Aufgaben. Dazu zählen im Einzelnen folgende Tätigkeiten:

  • Die primären Aufgaben der Projektsteuerung bestehen aus der Überwachung von Terminen, der Kosten und die Kontrolle der Sachleistungen.
  • Zu den sekundären Aufgaben der Projektsteuerung zählen die Arbeitsbedingungen, die Motivation der Mitarbeiter und die Qualität der Führung zu überwachen und zu optimieren.

Die Phasen beim Projekte steuern

Im Allgemeinen besteht der Prozess der Projektsteuerung aus drei Phasen:

  • Erste Phase: Die Erfassung des Ist-Zustandes
  • Zweite Phase: Die Analyse und Interpretation der Abweichungen von Ist zu Soll
  • Dritte Phase: Die Einleitung von Maßnahmen zur Korrektur.

Ähnlich dem Motto „eine gut gestellte Aufgabe ist die halbe Lösung“ kann man zum Ablauf von einem Projekt feststellen, dass die Planungsphase die wichtigste Phase innerhalb von Projekten ist. Je höher die Qualität der Projektplanung ist, umso weniger aufwendig ist die Projektsteuerung, insbesondere in Bezug auf den Aufwand für Nachbesserung oder Improvisation. Darüber hinaus kann die Kontrolle und Steuerung vom Projekt maximal so gut sein wie die Planung selbst.

Die Instrumente und Methoden der Projektsteuerung

Die Instrumente der Projektsteuerung sind gängige Methoden, die sich im Projektmanagement bewährt haben. Diese sind nachfolgend vorgestellt und erläutert:

  • der Soll-Ist-Vergleich
  • die integrierte Projektsteuerung
  • die Projektbesprechung
  • der Projektbericht
  • die Pareto-Analyse bzw. ABC-Analyse sowie
  • die Evaluation vom Projekt.

Der Soll-Ist-Vergleich bei der Projektsteuerung

Der Soll-Ist-Vergleich bei der Projektsteuerung ist ein einfacher Vergleich von Soll- und Ist-Werten sowie deren Abweichungen sowie der Beurteilung. Geht es z. B. um einen Soll-Ist-Vergleich für die Kosten, so können als Kostenfaktoren das Personal, das Material, die Zukaufteile, die Fremdleistungen sowie Mieten definiert sein. Die jeweiligen Soll- und Ist-Werte wie auch deren Abweichungen sind dann tabellarisch zu dokumentieren und zu beurteilen.

Die integrierte Projektsteuerung

Im Rahmen der integrierten Projektsteuerung werden de Maßnahmen der Korrektur aus der Vergangenheit auf ihre mehrdimensionalen Auswirkungen bzgl. aller Zielvorgaben hin überprüft. Ein integriertes Projektcontrolling beinhaltet die Überprüfung der drei wichtigsten Faktoren:

  • die Erbringung der Leistung
  • die Einhaltung der Kosten und
  • weiterhin die Einhaltung der Termine.

Die Besprechung der Projekte

Regelmäßig verabredete Besprechungen von Projekten bzw. Meetings unter den Beteiligten sind ein wichtiges Mittel für einen ergiebigen Austausch.

Die Vorteile von Meetings

Die Vorteile der Meetings im Projekt gegenüber einem schriftlichen Infofluss sind:

  • schneller Austausch der Infos
  • sofortige Reaktion
  • persönlicher Kontakt und
  • der Umstand, dass erkennbare Probleme sofort zu behandeln sind.

Die Nachteile von Meetings

Die Nachteile der Meetings im Projekt sind folgende Merkmale:

  • hoher Zeitaufwand
  • die Kosten, besonders die Personalkosten und
  • die Raumerfordernis.

Faktoren für effektive Meetings

Für effektive Meetings sind folgende Faktoren wichtig:

  • eine gute Vorbereitung
  • die Tagesordnung sowie
  • das Ergebnisprotokoll mit Maßnahmen bzw. eine Aktionsliste.

Die Projektberichte

Die Projektberichte können während der Projektmeetings ausgefüllt und/oder ausgewertet werden, in denen einzelne Kriterien bzgl. des Projektstatus zu dokumentieren sind.

Die Pareto-Analyse oder ABC-Analyse

Hat ein Problem mehrere Ursachen bzw. Fehlermerkmale, so kann man mit Hilfe vom Pareto-Diagramm, auch als Pareto Analyse oder als ABC-Analyse bezeichnet, diejenigen Ursachen, die den größten Einfluss auf das Problem haben, veranschaulichen und ihre Rangfolge nach korrigieren. Bei Vorhandensein vieler Fehlermerkmale sind diese verschiedenen Fehlerklassen zuordnen. Daraufhin kann man das Pareto-Diagramm erstellen, welches im Prinzip ein Koordinatensystem ist, in dem die Fehlerhäufigkeit auf der senkrechten Koordinatenachse in Abhängigkeit der Fehlerklassen, welche auf der waagerechten Achse darzustellen sind.

Angewendet wird die Pareto-Analyse zur Auswertung von Daten und Prüfformularen sowie zur Trennung von wichtigen und unwichtigen Fehlerursachen. Zur Durchführung der Pareto-Analyse müssen aktuelle und repräsentative Daten vorliegen. Die Fehlermerkmale und Fehlerklassen müssen eindeutig sein und die Anzahl der Klassen sollte zwischen 5 und 10 betragen.

Der Ablauf der Pareto-Analyse in der Projektsteuerung

Die Pareto-Analyse besteht aus vier einzelnen Schritten, so wird zuerst das Problem definiert, danach die Ursachen vom Problem gesucht und bestimmt. Weiterhin sind die relativen Häufigkeiten zu ermitteln und im letzten Schritt ist das Diagramm zu erstellen bzw. die Rangfolge festzulegen.

Schritt 1: Problem definieren

Es muss zuerst eindeutig bestimmt werden, welches Problem untersucht werden soll.

Schritt 2: Ursachen für Probleme definieren bzw. klassifizieren

Nachdem das Problem definiert ist, werden die möglichen Ursachen der Probleme ermittelt und eindeutig definiert. Es sollten mindestens 5 und maximal 10 Fehler- oder Ursachen für Probleme vorhanden sein, um ein Pareto-Diagramm erstellen zu können.

Schritt 3: Relative Häufigkeiten der Problemursachen ermitteln

Beispiel: Hat man aus einer Stichprobe von 100 produzierten Kugelschreibern festgestellt, dass bei 20 Exemplaren die Mine zu kurz und bei 16 Kugelschreibern die Gewinde falsch verarbeitet sind, so beträgt die relative Häufigkeit der Problemursache „zu kurze Mine“ 20 Prozent, die relative Häufigkeit für „falsches Gewinde“ 16 Prozent.

Schritt 4: Pareto-Diagramm erstellen

Gemäß ihrer relativen Häufigkeiten werden die Ursachen der Probleme in Form von Balken von links nach rechts und von groß nach klein auf der waagerechten Achse abgetragen. Die Höhe von einem Balken entspricht der relativen Häufigkeit der betreffenden Ursache vom Problem. Die Summenkurve, die sich im Diagramm oberhalb der Balken ergibt, zeigt, wie bedeutend die Ursachen im Einzelnen für das Problem sind. Eine relativ flach verlaufende Kurve sagt aus, dass nahezu gleichwertige Ursachen der Probleme vorliegen, während eine auffällig steil verlaufende Kurve darauf hinweist, dass wenige sehr wichtige Ursachen zu dem betreffenden Problem geführt haben.

Die Evaluation der Projekte

Die Evaluation der Projekte ist ein vielfältiger Begriff. Er umfasst eine Menge möglicher Verhaltensweisen und entzieht sich somit einer voll umfassenden Definition. Im Kern ist mit Evaluation die Bewertung eines Prozesses gemeint. Im Anschluss werden dann Maßnahmen ergriffen, um das Projekt zu optimieren. Je mehr Frühindikatoren festgelegt werden, umso früher werden evtl. Missstände erkannt und können somit frühzeitiger behoben werden. Das dabei verwendete Verfahren muss nicht unbedingt wissenschaftlicher Natur sein. Sie ist subjektiven Einflüssen zugänglich und muss deshalb nicht wertneutral sein.

Die Projektmanagement bzw. Projektcontrolling oder Projektsteuerung Software

Hier erhalten Sie Infos zu Projektmanagement Software bzw. Programme die Sie für die Lösung der Projektsteuerung oder dem Projektcontrolling einsetzen können. Die meisten Software-Anbieter bieten Komplettlösungen von Projektbeginn bis zum Projektabschluss an.

InLoox Software

Die Projektmanagement Software von InLoox bildet durch die Integration in Outlook ein weitreichendes Werkzeug für die Projektsteuerung. Das Programm integriert sich in Outlook und bietet danach zusätzliche Funktionalität, welche für die Projektplanung eingesetzt werden können. Ebenfalls ist ein Soll-Ist-Vergleich möglich, damit die Abweichungen vom Projekt festgestellt bzw. kontrolliert werden können. Sie erhalten noch viel mehr Funktionalität, welche Sie auf der Webseite des Herstellers einsehen können. Mehr Infos zur Software

Projekte managen mit viel Komfort

A-Plan – Diese Software für das Projektmanagement begleitet Sie vom Beginn bis zur Kontrolle der Projekte. Die Werkzeuge dieser Software sind sehr umfangreich und können damit ebenfalls die Netzplantechnik durchführen. Weiterhin können Sie die Werkzeuge für die Teamarbeit nutzen, so bietet das Programm die Möglichkeit Aufgaben zu planen und zu verteilen. Mehr Infos zur Software

Den Projektfortschritt kontrollieren

Die Software Microsoft Office 365 Planner, welche ein Element von Office 365 ist, bietet einiges an Funktionen, um mit Projektteams zu kommunizieren. So können Sie den Projektplan festlegen, Aufgaben verteilen, die erstellten Dokumente weiterleiten und entwerfen, Aufgaben verteilen und natürlich mit anderen Mitgliedern im Projekt in Kontakt bleiben. Durch eine integrierte Funktion für Statistik kann der Fortschritt im Projekt überwacht werden. Mehr Infos zur Software

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