Projektsteuerung Aufgaben, Projektcontrolling Software

ManagementManagementartenProjektmanagement – Aufgaben der Projektsteuerung, Projektcontrolling Software

Projektsteuerung, Projektcontrolling

Die Arbeit an einem bestimmten Projekt, das sogenannte Projektmanagement, ist definitionsgemäß in drei wesentliche Ablaufschritte untergliedert. Im Folgenden soll auf die Aufgaben der Projektsteuerung, auch Projektcontrolling genannt, eingegangen werden. Am Ende dieses Beitrags erhalten Sie weitere Informationen zur Software, welche Sie für diese Projektaufgabe einsetzen können.

Projektmanagement Phasen

Die Arbeit an einem bestimmten Projekt, das sogenannte Projektmanagement, ist definitionsgemäß in drei wesentliche Ablaufschritte untergliedert. Es handelt sich dabei um die zeitliche Abfolge der Phasen:

  • Projektplanung
  • Projektsteuerung und
  • Projektüberwachung.

Projektplanung

Mit Abschluss der Planung und Organisation eines Projektes wird im Rahmen des Controlling mit der eigentlichen Projektarbeit begonnen. Während des laufenden Projektprozesses wird die Projektsteuerung bzw. Projektkontrolle durchgeführt.

Projektcontrolling

Zuständig für das Projektcontrolling ist dabei der Projektleiter. Er hat sowohl eine administrative Funktion gegenüber der Projektbeteiligten als auch sich gegenüber der übergeordneten Hierarchieebene für den Verlauf des Projektes zu verantworten.

Projektsteuerung

Die Projektsteuerung hat im wesentlichen einen kontrollierenden (überwachenden) Charakter. Da es in der Regel zu Abweichungen zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Projektverlauf kommt, wird in erster Linie im Verlauf des Controlling dafür gesorgt, dass das Projekt zum einen im Rahmen der Planungsziele abgewickelt wird und zum anderen die Projektplanung, sofern möglich, noch optimiert wird.

Projektsteuerung Inhalte und Aufgaben

Die Inhalte bzw. Aufgaben der Projektsteuerung oder dem Projektcontrolling sind aufgeteilt in primäre und sekundäre Aufgaben. Dazu zählen im Einzelnen folgende Tätigkeiten:

Primäre Aufgaben der Projektsteuerung

Die Überwachung der Termine, der Kosten und die Kontrolle der
Sachleistungen.

Sekundäre Aufgaben der Projektsteuerung

Die Arbeitsbedingungen, die Motivation der Mitarbeiter und die
Führungsqualitäten der Führungskräfte zu überwachen und zu optimieren.

Projekte steuern Phasen

Im Allgemeinen besteht der Projektsteuerungsprozess aus drei Phasen:

  • Phase 1: Erfassung des Ist-Zustandes
  • Phase 2: Analyse und Interpretation von Ist-Soll-Abweichungen
  • Phase 3: Einleitung von Korrekturmaßnahmen.

Ähnlich dem Motto “eine gut gestellte Aufgabe ist die halbe Lösung” kann zum Ablauf eines Projektes festgestellt werden, dass die Planungsphase die wichtigste innerhalb eines Projektes ist. Denn je höher die Qualität der Projektplanung ist, umso weniger aufwendig ist die Projektsteuerung, insbesondere in Bezug auf Nachbesserungsaufwand oder Improvisation. Darüber hinaus kann die Kontrolle und Steuerung eines Projektes maximal so gut sein wie die vorangegangene Planung.

Projektsteuerung Instrumente und Methoden

Die Instrumente der Projektsteuerung sind gängige Methoden, die sich im Projektmanagement bewährt haben. Diese werden nachfolgend vorgestellt und erläutert.

  • Soll-Ist-Vergleich
  • Integrierte Projektsteuerung
  • Projektbesprechung
  • Projektbericht
  • Pareto-Analyse (ABC-Analyse) sowie
  • Projektevaluation.

Soll-Ist-Vergleich

Der Soll-Ist-Vergleich ist eine einfache Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Werten sowie deren Abweichungen und der Beurteilung dieser. Geht es zum Beispiel um einen Kosten-Soll-Ist-Vergleich, so können als Kostenfaktoren das Personal, das Material, die Zukaufteile, die Fremdleistungen und Mieten definiert werden. Die jeweiligen Soll- und Ist-Werte wie auch deren Abweichungen werden tabellarisch dokumentiert und beurteilt.

Integrierte Projektsteuerung

Im Rahmen der integrierten Projektsteuerung werden Korrekturmaßnahmen aus der Vergangenheit auf ihre mehrdimensionalen Auswirkungen bezüglich aller Zielvorgaben hin überprüft. Integriertes Projektcontrolling beinhaltet die Überprüfung der drei wichtigsten Faktoren

  • Leistungserbringung
  • Kosteneinhaltung und
  • Termineinhaltung.

Projektbesprechungen

Regelmäßig verabredete Projektbesprechungen unter den Beteiligten sind ein wichtiges Mittel für einen ergiebigen Informationsaustausch.

Vorteile

Die Vorteile der Projektbesprechung gegenüber einem schriftlichen Informationsfluss sind:

  • schneller Informationsaustausch
  • sofortige Reaktion
  • persönlicher Kontakt und
  • der Umstand, dass erkennbare Probleme sofort behandelt werden können.
Nachteile

Die Nachteile der Projektbesprechung sind folgende Merkmale:

  • Zeitaufwand
  • Kosten (Personalkosten) und
  • Raumerfordernis.

Für eine effektive Projektbesprechung sind folgende Faktoren wichtig:

  • gute Vorbereitung
  • Tagesordnung sowie
  • Ergebnisprotokoll mit Maßnahmen (Aktionsliste).

Projektberichte

Projektberichte können während der Projektbesprechung ausgefüllt und/oder ausgewertet werden, in denen einzelne Kriterien bezüglich des Projektstatus zu dokumentieren sind.

Pareto-Analyse oder ABC-Analyse

Hat ein Problem mehrere Ursachen (Fehlermerkmale), so können mit Hilfe eines Pareto-Diagramms (Pareto Analyse, auch als ABC-Analyse bezeichnet) diejenigen Ursachen, die den größten Einfluss auf das Problem haben, veranschaulicht und ihrer Rangfolge nach korrigiert werden. Bei Vorhandensein vieler Fehlermerkmale werden diese unterschiedlichen Fehlerklassen zugeordnet. Daraufhin kann das Pareto-Diagramm erstellt werden, welches im Prinzip ein Koordinatensystem ist, in dem die Fehlerhäufigkeit (senkrechte Koordinatenachse) in Abhängigkeit der Fehlerklassen (waagerechte Achse) dargestellt wird.

Ein Beispiel für die ABC Analyse bzw. Pareto Analyse
Ein Beispiel für die ABC Analyse bzw. Pareto Analyse

Angewendet wird die Pareto-Analyse zur Auswertung von Datensammlungen und Prüfformularen sowie zur Trennung von wesentlichen und unwesentlichen Fehlerursachen. Zur Durchführung der Pareto-Analyse müssen aktuelle und repräsentative Daten vorliegen. Fehlermerkmale und Fehlerklassen müssen eindeutig sein und die Anzahl der Fehlerklassen sollte zwischen 5 und 10 betragen.

Ablauf der Pareto-Analyse in der Projektsteuerung

Die Pareto-Analyse besteht aus vier einzelnen Schritten, so wird zuerst das Problem definiert, danach die Ursachen des Problems gesucht und bestimmt. Weiterhin werden die relativen Häufigkeiten ermittelt und im letzten Schritt Diagramm erstellt bzw. die Rangfolge festgelegt.

Schritt 1: Problem definieren

Es muss zuerst eindeutig bestimmt werden, welches Problem untersucht werden soll.

Schritt 2: Problemursachen definieren (klassifizieren)

Nachdem das Problem definiert wurde, werden die möglichen Problemursachen ermittelt und eindeutig definiert. Es sollten mindestens 5 und maximal 10 Fehler-/ Problemursachen vorhanden sein, um ein Pareto-Diagramm erstellen zu können.

Schritt 3: Relative Häufigkeiten der Problemursachen ermitteln

Beispiel: Hat man aus einer Stichprobe von 100 produzierten Kugelschreibern festgestellt, dass bei 20 Exemplaren die Mine zu kurz und bei 16 Kugelschreibern die Gewinde falsch verarbeitet sind, so beträgt die relative Häufigkeit der Problemursache “zu kurze Mine” 20 Prozent, die relative Häufigkeit für “falsches Gewinde” 16 Prozent.

Schritt 4: Pareto-Diagramm erstellen

Gemäß ihrer relativen Häufigkeiten werden Problemursachen in Form von Balken von links nach rechts und von “groß” nach “klein” auf der waagerechten Achse abgetragen. Die Höhe eines Balkens entspricht der relativen Häufigkeit der betreffenden Problemursache. Die Summenkurve, die sich im Diagramm oberhalb der Balken ergibt, zeigt, wie bedeutend die Ursachen im Einzelnen für das Problem sind: Eine relativ flach verlaufende Kurve sagt aus, dass nahezu gleichwertige Problemursachen vorliegen, während eine auffällig steil verlaufende Kurve darauf hinweist, dass wenige sehr wichtige Ursachen zu dem betreffenden Problem geführt haben.

Projektevaluation

Projektevaluation ist ein vielfältiger Begriff. Er umfasst eine Menge möglicher Verhaltensweisen und entzieht sich somit einer voll umfassenden Definition. Im Kern ist mit Evaluation die Bewertung eines Prozesses gemeint. Im Anschluss werden dann Maßnahmen ergriffen, um das Projekt zu optimieren. Je mehr Frühindikatoren festgelegt werden, umso früher werden eventuelle Missstände erkannt und können somit frühzeitiger behoben werden. Das dabei verwendete Verfahren muss nicht unbedingt wissenschaftlicher Natur sein. Sie ist subjektiven Einflüssen zugänglich und muss deshalb nicht wertneutral sein.

Projektmanagement Software

Hier erhalten Sie Informationen zu Projektmanagement Software und konkreter zu Software bzw Programme die Sie für die Lösung der Projektsteuerung oder dem Projektcontrolling einsetzen können. Die meiste Software-Anbieter bieten Komplettlösungen von Projektbeginn bis zum Projektabschluss an.

Projektmanagement Software

Die Projektmanagement Software von InLoox bildet durch die Integration in Outlook ein weitreichendes Werkzeug für das Projektmanagement. Das Programm integriert sich in Outlook und bietet danach zusätzliche Funktionalität, welche für die Projektplanung eingesetzt werden können. Ebenfalls ist ein Soll-Ist-Vergleich möglich, damit die Projektabweichungen festgestellt bzw. kontrolliert werden können. Sie erhalten noch viel mehr Funktionalität, welche Sie auf der Webseite des Herstellers einsehen können. Mehr Informationen zur Software

Projekte managen mit viel Komfort

A-Plan – Diese Software für das Projektmanagement begleitet Sie bei von Beginn bis zur Kontrolle von Projekten. Die Werkzeuge dieser Software sind sehr umfangreich. Sie können damit die Netzplantechnik durchführen. Weiterhin können Sie die Werkzeuge für die Teamarbeit nutzen, so bietet das Programm die Möglichkeit Aufgaben zu planen und zu verteilen. Mehr Informationen zur Software

Projektfortschritt kontrollieren

Die Software Microsoft Office 365 Planner, welche ein Element von Office 365 ist, bietet einiges an Funktionen, um mit Projektteams zu kommunizieren. So können Sie den Projektplan festlegen, Aufgaben verteilen, die erstellten Dokumente weiterleiten entwerfen, Aufgaben verteilen und natürlich mit anderen Projektmitgliedern in Kontakt bleiben. Durch eine integrierte Statistikfunktion kann der Projektfortschritt überwacht werden. Mehr Informationen zur Software

Weiterführende Informationen

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