Sie lernen hier mehr über die Projektleitung und den Projektleiter Aufgaben. Insbesondere zu den Themen wie Sie Projekte führen und wie Sie mit dem Projektteam umgehen. Weiterhin welche Anforderungen und Rollen eine Projektleitung tragen muss, damit Projekte erfolgreich geführt werden können.
Der Projektleiter definiert sich aus dem Projekt
Der Begriff Projektmanagement beinhaltet eindeutige Definitionen im Rahmen der Arbeit an einem Projekt. So sind auch die Hauptkomponenten eines Projektes definitionsgemäß die Projektorganisation (Aufbaustruktur), die Planung und Überwachung (Controlling) sowie die einzelnen Methoden des Projektmanagements. Daraus resultieren die Aufgaben des Projektleiters und die Möglichkeiten die Projekte zu führen.
Die Ebenen der Projektführung
Inhaltlich ist ein Projekt in vier Ebenen untergliedert, bei denen es sich um die
- Inhaltsebene
- Prozessebene
- Personen- und Verhaltensebene
- Rahmenbedingungen
Auf der Inhaltsebene wird die Fragestellung „Was ist Gegenstand des Projektes?“ analysiert. Die Prozessebene beinhaltet die Steuerung und den Ablauf des Projektes, während auf der Personen- und Verhaltensebene der Fragestellung nachgegangen wird „Wie verhalten sich die Beteiligten bei der Projektabwicklung?“ Auf der Ebene der Rahmenbedingungen wird geklärt, welche unternehmenspolitischen, abteilungsspezifischen und welche wirtschaftlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen. Sowohl in den Hauptkomponenten als auch in den Ebenen der Projektarbeit ist das Vorhandensein einer leitenden (administrativen und moderierenden) Instanz unumgänglich. Diese wird durch den Projektleiter verkörpert.
Das Projektteam
Für die Abwicklung erfolgreicher Projekte sind zwei wesentliche Voraussetzungen signifikant. Zum einen die Qualität des Projektteams, die abhängig von den am Projekt beteiligten Mitarbeitern ist und zum anderen die Qualität des Projektmanagements, für die maßgeblich der Projektleiter verantwortlich ist. Die wichtigsten Merkmale für die Qualität des Projektmanagements sind:
- klare Zielsetzung
- klare Verantwortlichkeiten
- konsequente Projektbesetzung
- geeignete Instrumente und eine
- phasenabhängige Projektgestaltung
Die Projektleiter Aufgaben
Der Projektleiter ist im Regelfall eine Person aus einem der am Projekt beteiligten Fachbereiche. Er wird durch das Projektsteuerteam oder das Top-Management bestimmt und übernimmt die Leitung des Projektes. Er ist für den Erfolg des Projektes verantwortlich, das heißt er verantwortet die Vereinbarung des detaillierten Leistungsumfangs und dessen Einhaltung sowie die Projektplanung und deren (ständige) Aktualisierung. Die Aufgaben des Projektleiters liegen in der Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung der Projektaktivitäten.
Mitarbeiter führen
Er muss seine Mitarbeiter führen und hat die Koordinationsfunktion in technischer, terminlicher und auch wirtschaftlicher Hinsicht.
Vereinbarungen treffen
Er muss sicherstellen, dass für die Projektziele, die Qualitätsziele und die Aufgabenstellung klare Vereinbarungen bestehen bzw. getroffen werden.
Harmonie schaffen
Für die effektive Realisierung eines Projektes ist es sehr wichtig, dass nicht nur der Projektauftrag optimal erfüllt wird. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass das neue Projekt (System) im größtmöglichen Maße in Harmonie mit seiner Umgebung steht. Hierunter ist der Einklang mit ökonomischen, politischen, soziologischen und ökologischen Faktoren zu verstehen. Vernetztes Denken sollte bereits in der Planungsgruppe einsetzen.
Kontaktpflege
Gegebenenfalls ist das Führen von Projekten auch mit einer laufenden Kontaktpflege zu inner- und außerbetrieblichen Instanzen notwendig, was dem Projektleiter zufällt.
Angebotsbewertung
Beinhaltet die Projektarbeit das Erstellen von Angeboten bei Kundenaufträgen und/oder die Angebotsbewertung bei Vergabe von Fremdaufträgen, so ist ebenfalls der Projektleiter für diese Vorgänge zuständig.
Planung, Durchführung, Überwachung, Steuerung
Der Projektleiter ist für die Klärung und Vereinbarung der Projektziele und -aufgaben sowie für die Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung der Projektaktivitäten verantwortlich.
Die Anforderungen an einen Projektleiter
Die Anforderungen, die an einen Projektleiter gestellt werden, sind sehr hoch, da das Spiel der Kräfte (Markt, Technologie, Machbarkeit, Termine, Kosten etc.) innerhalb eines Projektes wesentlich direkter als an anderen Stellen eines Unternehmens spürbar sind.
Soziale Kompetenz
Ferner hat er die Aufgabe, ein (fachlich und persönlich) heterogenes Team zu einem konkreten und erfolgreichen Ergebnis zu führen. Es verlangt daher sehr viel soziale Kompetenz, denn nur durch gute Kooperation sind Projekte erfolgreich.
Methodenkompetenz
Neben einem guten Fachwissen und Erfahrungsschatz sowie sozialer Kompetenz muss er über Methodenkompetenz verfügen. Darüber hinaus ist er für die Bereitstellung möglichst optimaler Rahmenbedingungen zuständig. Die erste Projektsitzung, das sogenannte Kick-Off-Meeting, ist für den Projektleiter ein entscheidendes Ereignis, denn hier kann er seine Qualifikation unter Beweis stellen und für den zukünftigen Projektverlauf die Weichen stellen bzw. die Richtung vorgeben.
Der Projektleiter und seine Rollen
Im weiteren Verlauf der Projektarbeit nimmt der Projektleiter die unterschiedlichsten Rollen wahr. So nimmt die Projektleitung zum Beispiel folgende Rollen wahr:
- Gruppenleiter
- Sachexperte
- Kontrolleur
- Planer
- Revisor
- Konfliktmanager
- Berater
- Stratege
und im weitesten Sinne auch als
- Psychologe
- Diagnostiker und
- Diplomat.
Sehen Sie dazu auch die Managementrollen nach Mintzberg.
Methoden und Techniken für Projektleiter
Methodische Anforderungen an den Projektleiter sind zum Beispiel die Informationssammlung der Projektergebnisse, die Informationsbewertung und -weitergabe bzw. das Informationsmanagement sowie die Kompetenz über die erforderlichen Methoden und die Sicherheit im Einsatz der Methoden und Techniken. Unterschiedliche Methoden und Techniken, welche ein Projektleiter können sollte, wenn er ein Projekt führt.
- Projektplanungs- und Steuerungsmethoden
- Projektstrukturplan erstellen
- Präsentationsmethoden
- Moderation
- Problemlösungstechniken
- Entscheidungstechniken
- Gruppenleitung
- Organisations- und Koordinationsfähigkeit.
- Persönliche Anforderungen sind
- Kognitive Flexibilität
- schnelles Einstellen auf neue Situationen
- ganzheitliches Denken und Handeln
- angemessene Risikobereitschaft
- Kontakt- und Begeisterungsfähigkeit
- Ideenreichtum und Kreativität
- Kooperations- und Teamfähigkeit
- Entschluss- und Entscheidungsbereitschaft
- Fähigkeit, Menschen zu überzeugen und zu führen
- charismatische Eigenschaften und Unternehmerpersönlichkeit.
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