Stakeholderanalyse Projektmanagement, Stakeholder, Typen, Durchführung, Maßnahmen

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Stakeholderanalyse zum Projektstart

Die Stakeholderanalyse gehört zu den wichtigsten Schritten am Projektbeginn eines gut funktionierenden Projektmanagements.

Je nach Komplexität des Projektes und des Projektumfeldes sollte sie rudimentärer oder umfassender ausfallen.

In diesem Artikel lernen Sie die wesentlichen Schritte innerhalb der Stakeholderanalyse und erfahren was ein Stakeholder ist, welche Gliederung vorgenommen werden kann, welche Maßnahmen und Probleme entstehen können und wie die Analyse durchgeführt wird.

Stakeholder

Als Stakeholder werden Personen oder Personengruppen bezeichnet, welche ein Interesse am Projekt und seinem Erfolg (oder Misserfolg) haben.

Das heißt sie können direkt beteiligt, nur interessiert oder auch direkt vom Projekt betroffen sein. Somit sind sie ein gewichtiger Anteil des Projektumfeldes, worunter die Umgebung des Projektes verstanden wird.

Interessen

Die Auswirkungen bzw. Interessen hinsichtlich des Projektes können verschiedener Natur sein:

  • technisch
  • finanziell
  • kulturell
  • politisch
  • juristisch
  • vertraglich,
  • organisatorisch,
  • oder ästhetisch
  • usw.

Kurz gesagt: Da unter den Stakeholdern immer auch Personen oder Personengruppen sind, welche ein Projekt zum Scheitern bringen können, ist die Stakeholderanalyse von solch enormer Wichtigkeit.

Fünf Typen und Untertypen

Stakeholder können in fünf Typen bzw. deren jeweilige Untertypen eingeteilt werden:

Natürlich ist der Kunde einer der wichtigsten Stakeholder, ob er nun als Auftraggeber, Betreiber, Geldgeber oder Nutzer in Erscheinung tritt. Stakeholder sind auch die Mitarbeiter des Projektes, welche aus allen Angehörigen des Projektteams sowie den unterstützenden Linien- oder Stabsstellen (Controller, Betriebsrat etc.) stammen können.

Auch der oder die Eigentümer des Unternehmens, in welchem das Projekt umgesetzt wird, gehören zur Gruppe der Stakeholder, ebenso Dienstleister oder Zulieferer zum Projekt (Berater, Versicherer etc.).

Schlussendlich kann auch die Gesellschaft als Stakeholder erscheinen (in Form einer Bürgerinitiative, Medien, Anwohnern, Behörden etc.).

Durchführung

Idealerweise wird, wie schon erwähnt, zum Projektstart das Projektumfeld analysiert.

Da verschiedene Stakeholder verschiedene Erwartungshaltungen an das Projekt haben werden und in unterschiedlichem Ausmaß zum Gelingen wie zum Scheitern des Projektes beitragen können, müssen alle wesentlichen Erwartungen und Risiken berücksichtigt werden.

Natürlich müssen der Auftraggeber als Kunde und dessen Ziele (mit dem Projekt) an erster Stelle stehen, doch auch alle anderen wesentlichen Projektinteressenten gehören dazu.

Oft haben die verschiedenen Stakeholder divergierende Erwartungshaltungen an das Projekt (zum Beispiel kann der Geschäftsführung bei einem Personalabbauprojekt an der Reduzierung der Personalkosten gelegen sein und dem Betriebsrat an der Erhaltung des sozialen Friedens).

Daher müssen sämtliche Erwartungen im Detail herausgearbeitet werden. Je nach Komplexität des Projekts bzw. der Erwartungen kann auch ein weiterer Grad der Detaillierung in Form einer Betroffenheitsanalyse Sinn machen:

Dabei werden den Projektinteressenten bzw. Stakeholdern diverse Aspekte der Betroffenheit zugeordnet (zum Beispiel Punkte wie Verantwortung, Fremdkontrolle, Einfluss etc.) und hinsichtlich des Grads und der Art der Betroffenheit bewertet.

Betroffenheitsanalyse Beispiel

Ein Beispiel für die Betroffenheitsanalyse: Ein wichtiger Mitarbeiter des Projekts hegt hohe Erwartungshaltungen an das Projekt in Bezug auf seine Aufstiegschancen im Beruf.

Wird diese Erwartungshaltung nachträglich enttäuscht, kann eine innere Kündigung die Folge sein – das eigentliche Projekt ist somit unter Umständen nicht unmittelbar gefährdet, ein Nachfolgeprojekt aber schon.

An diesem Beispiel lässt sich gut erkennen, dass eine umfassende Betroffenheitsanalyse wertvollen Aufschluss über das Projekt und das Unternehmen gefährdende Entwicklungen geben kann.

Gerade bei Reorganisationsprojekten ist eine Betroffenheitsanalyse daher von hoher Bedeutung!

Maßnahmen

Sind die Stakeholder und ihre Interessen bzw. Betroffenheit ermittelt worden, können weitere Schritte bzw. Erkenntnisse aus den erhobenen Daten entnommen und geeignete Maßnahmen eingeführt werden.

So kann sicher beurteilt werden, ob ein Stakeholder dem Projekt positiv oder negativ gegenübersteht. Zudem können Macht und Einfluss (und damit Bedeutung) der jeweiligen Stakeholder auf das Projekt eingeschätzt werden.

Somit können die Verhaltensweisen welche an den Tag gelegt werden, besser erkannt werden.

Konkrete Maßnahmen

Aus diesen Erkenntnissen können konkrete Maßnahmen abgeleitet werden, welche den Projekterfolg sichern helfen (womit der Projektleiter aktives Risikomanagement betreibt).

In großen Projekten verwendet man daher oft Szenariotechniken, mit welchen man potenzielle Problemsituationen spielerisch durchgeht.

Dadurch können im Projektverlauf später auftretende „reale“ Problemsituationen dann adäquat behandelt werden.

Projketstrategien planen

Konkrete Strategien für alle Stakeholdergruppen können auf diese und andere Weise vorab bestimmt und beschlossen werden.

Zum Beispiel können wöchentliche Statusberichte an die misstrauische Geschäftsführung, umfangreiche Informationsveranstaltungen für die betroffenen Mitarbeiter/Anwohner oder Besuche vom Außendienst das nötige Vertrauen in das Projekt einbinden.

Vorsorgepläne, Sofortmaßnahmen

Im Rahmen einer kohärenten Stakeholderanalyse wird deutlich, welche Gruppen besonders im Fokus der Maßnahmen eines effizienten Risikomanagements stehen müssen.

Das bedeutet insbesondere ein präventiv aktives Risikomanagement zu betreiben.

Vorsorgepläne und Sofortmaßnahmen wurden gleichermaßen aufgesetzt, so dass sie bei Notwendigkeit aus der Schublade (bzw. heute von der Festplatte) gezogen werden können.

Dabei sind unter Vorsorgeplänen alle Maßnahmen zu verstehen, welche potenzielle Probleme präventiv verhindern oder zumindest abmildern können.

Sofortmaßnahmen treten dann in Kraft, wenn die Probleme trotz der Präventivmaßnahmen akut werden.

Probleme

Erfahrene Projektleiter wissen, dass auch die umfassendste Stakeholderanalyse eine Momentaufnahme darstellt: Interessenlagen können sich während eines Projektes ändern, neue Stakeholder hinzukommen etc.

Daher ist die Stakeholderanalyse wie der Projektstrukturplan auch ein lebendiges Instrument und muss immer wieder überprüft und ggf. angepasst werden.

Zudem kann es sein, dass einem Projekt verdeckter und nicht offener Widerstand entgegengebracht wird. Zum Beispiel das Zerreden von Beschlüssen, Boykott von Sitzungen oder das Hinauszögern von Entscheidungen.

Dieses Verhalten entsteht meist aus dem zugrunde liegenden emotionalen Befindlichkeiten, welche im Vorfeld nicht hinreichend bestimmt wurden. Rollenspiele könnten hier unter Umständen helfen, sich in die Lage der Betroffenen zu versetzen.

Auch daher ist eine frühzeitige, gründliche und offene Analyse aller Stakeholder für den Projekterfolg so wichtig.

Fazit

Die Stakeholderanalyse sollte am Beginn jedes wichtigen und/oder komplexen Projekts stehen.

Jedes Projekt wird auch Krisensituationen erleben, in welchem die Stakeholderanalyse (so sie umfassend und gründlich durchgeführt wurde) hilfreich sein kann. Liebhaber des Prinzips Abenteuer mögen weiter von ihr Abstand nehmen, für Anhänger des Prinzips „Safety (and success) first“ wird sie weiter unabdingbar sein.

Weiterführende Informationen

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