Projektstrukturplan PSP, Aufbau, Ablauf, Gliederung, Projektmanagement

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Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan, abgekürzt PSP, ist eine Visualisierungsmöglichkeit (Diagramm) zur sinnvollen Strukturierung eines Projektes.

Durch ihn wird die erforderliche Transparenz für die Planung und das Controlling des Projektes sichergestellt.

Hier lernen Sie mehr zum Einsatz des PSP, dessen Bedeutung sowie dem Aufbau und Ablauf bei der Erstellung eines Projektstrukturplans.

Dem Projektstrukturplan sind jedoch keine Aussagen über den chronologischen Ablauf (zeitliche Reihenfolge) der Phasen und Ereignisse eines Projektes zu entnehmen.

Durch ihn werden lediglich die einzelnen Projektbausteine aufgezeigt. Er dient somit der Visualisierung sämtlicher Bestandteile eines Projektes, nicht aber der zeitlichen Abfolge von Aktionen.

Projektbestandteile können bis zu einer gewissen Komplexität gut veranschaulicht werden. Bei allzu komplexen bzw. verzweigten Projekten kann er wiederum unübersichtlich sein.

Bedeutung

Der Projektstrukturplan hat eine hohe Bedeutung für ein erfolgreiches Projekt und dient dem  Projektmanagement als Überblick der zu erledigenden Aufgaben. Insbesondere hat er folgende Bedeutungen für das Projekt:

  • ermöglicht eine systematische Gliederung des Projektes.
  • visualisiert Schnittstellen zwischen den Projektbausteinen sowie ein Ordnungssystem, aus dem konkrete Aufgabenbereiche hervorgehen.
  • dient als Grundlage für die Projektaufwands- und -kostenschätzung.
  • dient zur Erfassung aller im Rahmen der Projektarbeit durchzuführenden Teilaufgaben.
  • schafft die Grundlage für den Einsatz aller notwendigen Instrumente (Methoden, Checklisten etc.), die für die Abwicklung des Projektes eingesetzt werden.

Aufbau

Projektstrukturplan horizontal Beispiel
Projektstrukturplan horizontal Beispiel

Der Projektstrukturplan ist ein Baumdiagramm, das in vertikaler oder horizontaler Richtung ausgerichtet (verzweigt) ist.

In der obersten Ebene steht die Projektbezeichnung.

In der nächsten (unteren) Ebene sind die Teilaufgaben des Projektes aufgeführt, in die das Projekt zunächst gegliedert wurde.

Da sich bei komplexeren Projekten die Teilaufgaben der ersten Ebene in weitere zerlegen lassen, entstehen so auch weitere Ebenen (Verzweigungen) des Baumdiagramms.

In der untersten Ebene befinden sich schließlich die Arbeitspakete, die Arbeitsvorgänge zum Inhalt haben und die nicht weiter zerlegt werden.

Projektstrukturplan vertikal Beispiel
Projektstrukturplan vertikal Beispiel

Zudem enthält der PSP auch zu den projektrelevanten Größen Kosten, Termine und Ergebnisse Informationen über Controllingdaten und Verantwortlichkeiten.

Gliederung

Zur Erstellung des PSP kann nach drei unterschiedlichen Gliederungsprinzipien vorgegangen werden:

  • Objektorientierte Gliederung
  • Zeitorientierte Gliederung oder
  • Funktionsorientierte Gliederung.

Objektorientierte Gliederung

Sofern es im Rahmen des Projektarbeit um ein bestimmtes Produkt/Erzeugnis geht, steht bei der objektorientierten Gliederung das Produkt selbst im Vordergrund.

Die Teilaufgaben, die in der ersten Ebene definiert werden, können dann die unterschiedlichen Bauteile oder Baugruppen des Erzeugnisses sein.

Zeitorientierte Gliederung

Bei der zeitorientierten Gliederung wird der Arbeitsablauf und somit die Phasen des Projektes betrachtet.

Die Phasen werden dann in der nächsten Ebene in Teilaufgaben oder Arbeitspakete gegliedert.

Funktionsorientierte Gliederung

Die funktionsorientierte Gliederung berücksichtigt die Funktionsbereiche der am Projekt beteiligten Mitarbeiter oder Mitarbeiterteams, die dann in den einzelnen Ebenen “verfeinert” untergliedert werden.

Ablauf

Der Projektstrukturplan hat eine extrem hohe Bedeutung für den weiteren Ablauf des Projektes.

Denn wenn dieser unvollständig oder teilweise fehlerhaft ist, so sind alle davon abhängigen nachfolgenden Planungsschritte unvollständig oder falsch.

Daher sollte der PSP mit äußerster Sorgfalt von drei bis fünf Fachleuten erstellt werden, die bereits Erfahrung in vergleichbaren oder ähnlichen Projekten gesammelt haben.

Bezüglich der Erstellung des PSP sind drei unterschiedliche Verfahrensansätze definiert:

  • der deduktive Ansatz
  • der induktive Ansatz und
  • das Gegenstromverfahren.

Top-Down-Ansatz

Der deduktive Ansatz, auch Top-Down-Ansatz genannt, führt vom Ganzen ins Detail.

Zum Beispiel kann das Projekt (Produkt) Verkehrssicherungssystem in der nächsten Ebene in die Bestandteile Radarsensoren, Radar-Daten-Verarbeitung etc. zerlegt werden.

In der darauf folgenden Ebene lässt sich der Bestandteil Radarsensoren aufgliedern in Antenne, Sender und Empfänger.

Bottom-Up-Ansatz

Beim induktiven Ansatz oder Bottom-Up-Ansatz wird der entgegengesetzte Weg gegangen, der von einer Sammlung an Detailaufgaben durch stufenweises Zusammenfassen zu übergeordneten Aufgabenbereichen letztlich zu einem Endprodukt führt.

Das Erstellen der Baumstruktur beginnt also an den letzten Verzweigungsstellen mit den einzelnen nicht mehr zerlegbaren Aufgabenpaketen.

Gegenstromverfahren, Yo-Yo-Ansatz

Das Gegenstromverfahren, der sogenannte Yo-Yo-Ansatz, ist eine Mischform aus deduktivem und induktivem Vorgehen.

Damit sollen die Vorteile beider Ansätze genutzt werden.

Es handelt sich jedoch um ein Verfahren, bei dessen Anwendung die Beteiligten gewissenhaft darauf achten müssen, dass es nicht zu inhaltlichen Überschneidungen kommt (beispielsweise zwei Baugruppen, die dieselbe Funktion erfüllen) und dass die Vollständigkeit des Aufgabenkataloges gewährleistet ist (sämtliche Arbeitspakete oder Aufgaben der untersten Ebene müssen in der obersten Ebene wiederzufinden sein).

Kick-Off-Meeting zum Projektbeginn

Der Projektstrukturplan wird im Regelfall von allen beteiligten Mitarbeitern des Projektes innerhalb eines sogenannten Kick-Off-Meetings erstellt.

Die Voraussetzung ist, dass das Ziel (und alle Teilziele) des Projektes einvernehmlich geklärt ist und diesbezüglich keine Unstimmigkeiten mehr bestehen.

Die Beteiligten diskutieren und dokumentieren sämtliche Aktivitäten, die zum Erreichen der Projektziele notwendig sind unter Leitung des Projektleiters.

Während des Meetings hat der Projektleiter neben seiner Funktion als Protokollant auch eine gewisse moderatorische Funktion.

Er hat zum Beispiel die Aufgabe, zurückhaltende Mitarbeiter zur Ideenproduktion und zur Beteiligung an Diskussionen zu motivieren.

Das Kick-Off-Meeting zur Erstellung des Projektstrukturplans ist somit auch eine Form des Brainstormings.

Die im Brainstorming hervorgehenden Aktivitäten (Ideen), werden auf Moderationskarten geschrieben, die für alle Beteiligten sichtbar sind. Im Anschluss werden Teilprojekte definiert, denen die Moderationskarten zugeordnet werden.

Bei diesem Vorgang entsteht oftmals der Diskussions- und Erklärungsbedarf, ob eine Aktivität einen Arbeitsschritt darstellt, der direkt einem Arbeitspaket zugeordnet werden kann oder ob die betreffende Aktivität aufgrund ihrer komplexen Struktur wiederum als Teilprojekt mit verschiedenen Arbeitspaketen definiert wird.

Weiterführende Informationen

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