Kosten- und Einsatzmittelplan, Kosten, Aufbau, Ablauf, Voraussetzungen

ManagementManagementartenProjektmanagement – Projektmanagement: Kosten- und Einsatzmittelplan, Kosten, Aufbau, Ablauf, Voraussetzungen

Kosten- und Einsatzmittelplan

Der Kosten- und Einsatzmittelplan dient ausschließlich zur Schätzung von Projektaufwendungen sowie Projektkosten und wird im Rahmen der Projektarbeit im Anschluss an die Erstellung des Projektstrukturplans (PSP) und auf Grundlage dessen angefertigt.

Hier lernen Sie mehr zum Aufbau, Ablauf und Voraussetzungen sowie zu den Kosten.

Dem Einsatzmittelplan ist der gesamte Bedarf an Einsatzmitteln zu entnehmen.

Unter dem Begriff Einsatzmittel ist sowohl der gesamte Bedarf an Personal als auch der Bedarf an gegenständlichen (Maschinen, Anlagen, Rohstoffe usw.) und finanziellen (Ressourcen und Kredite) Mitteln zu verstehen.

Aufbau

Beim Kosten- und Einsatzmittelplan handelt es sich im Prinzip um eine Tabelle in Form einer Matrix, in der senkrecht, also zeilenweise, die Aufwands- bzw. Kostenarten und waagerecht (in Spalten) die Zeitperioden nach Auftragsvergabe aufgelistet sind.

Zu den Einsatzmitteln (auch Ressourcen genannt) gehören:

  • das Personal
  • die Material und Sachmittel
  • die Betriebsmittel sowie
  • sonstige Leistungen wie zum Beispiel externe Dienstleistungen.

Material und Sachmittel sind Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe, Betriebsmittel und Zukaufteile.

Zu den Betriebsmitteln selbst zählen unter anderem Maschinen, Anlagen, Räume, Büro- und EDV-Anlagen.

Die Aufwands- und Kostenarten werden individuell, das heißt abhängig vom betreffenden Projekt, definiert und in Teilkosten bzw. Teilaufwendungen zerlegt.

Ein Beispiel zur Definition der Aufwands- und Kostenarten ist im Folgenden aufgeführt.

  • Personalaufwand
  • Personalkosten
  • Sonstige Kosten

Teilaufwendungen und Teilkosten

Die Zerlegung in Teilaufwendungen und Teilkosten kann dabei wie folgt aussehen:

  • Personalaufwand
  • Management und Administration
  • Systemtechnik
  • Zeichnungserstellung, Dokumentation
  • Fertigung
  • Sonstiges

Die numerischen Werte repräsentieren dabei Zeiteinheiten (Arbeitsstunden).

Die Aufgliederung erfolgt analog zu Personalaufwand (oben), jedoch nicht in Form von erforderlichen Arbeitszeiten gesessen in Stunden, sondern als Kostenfaktoren in einer Währung (zum Beispiel Euro), die sich aus vorgegebenen Stundensätzen errechnen.

Voraussetzungen und Ablauf

Die wichtigste Voraussetzung ist ein feststehender und unbestreitbarer Projektstrukturplan PSP.

Es sollten drei bis fünf erfahrene Teilnehmer die Aufwands- und Kostenschätzungen durchführen. Im Optimalfall eignen sich dazu jene Teilnehmer, die zuvor auch den PSP erstellt haben.

Alle Elemente der untersten Ebene des Projektstrukturplans werden mit Identifikationsnummern versehen und in eine Liste eingetragen.

Die Liste, die als Grundlage der Schätzung dient, sollte eine kurze und prägnante Beschreibung der jeweils nummerierten Elemente beinhalten.

Die Kosten- und Einsatzmittelplanung ist die Grundlage für die spätere Kostenkontrolle. Weiterhin ist sie die Basis für Finanzierungs- und/oder Zahlungspläne.

Ihre Stärke liegt in der tabellarischen Dokumentation und ihrer Übersichtlichkeit, sofern eine sinnvolle Gliederung vorgenommen wird.

Die Gefahr einer falschen Aufwands- und Kostenschätzung wird jedoch nicht unterbunden.

Methoden der Kostenschätzung

Die Kunst liegt besonders darin, die einzelnen Kostenstellen richtig einzuschätzen. Methoden hierzu sind:

  • Vergleichs- oder Analogiemethoden
  • Kennzahlenmethoden
  • Expertenschätzung (Einzelschätzung oder Mehrfachbefragung, zum Beispiel Schätzklausur)
  • Spezialmethoden bei Software-Entwicklung (zum Beispiel Function-Point-Methode oder COCOMO-Verfahren).

Allgemeine Schätzregeln

Hier finden Sie die wichtigsten Schätzregeln, welche bei der Kosten- und Einsatzmittelplanung angewendet werden sollten:

  1. von normalen Bedingungen ausgehen
  2. Nicht von bestimmten Mitarbeitern ausgehen
  3. Möglichst auf Ebene der Arbeitspakete schätzen
  4. Alle Arbeitspakete mit einbeziehen
  5. Sich nicht von Terminvorgaben unter Druck setzen lassen
  6. Bei Unsicherheit die Meinung von Experten einholen
  7. Schwierigkeiten bei der Durchführung berücksichtigen.

Jede valide Schätzung von Projektaufwendungen und Projektkosten basiert auf Erfahrungen in vergleichbaren oder ähnlichen Projekten bzw. Vorhaben.

Bei den sogenannten instrumentellen Schätzverfahren für die EDV-Systementwicklung wird versucht, diese Erfahrungen in das Modell (Instrument) einzubauen.

Diese Verfahren haben u.a. den Nachteil, dass sie stets das gleiche, genau definierte Prozess-Modell für die Durchführung der Projekte voraussetzen.

Sie erfordern außerdem organisations- und unternehmensspezifische Optimierungen, um zu validen Ergebnissen zu kommen.

Dies wiederum erfordert eine Auswertung (Nachkalkulation) der durchgeführten Projekte.

Der Kosten- und Einsatzmittelplan als Schätzmethode vermeidet diese Nachteile der instrumentellen Verfahren. Er ist allgemein, das heißt für jede Art von Projekt, anwendbar.

Es wird jedoch vorausgesetzt, dass die beteiligten Schätzer hinreichend persönliche Erfahrung mit vergleichbaren oder zumindest ähnlichen Projekten haben, um realistische Schätzungen anzustellen.

Fazit

Die Voraussetzung, den Aufwand und die Kosten für Personal, Material, Maschinen etc. realistisch einzuschätzen ist ein gut erarbeiteter Projektstrukturplan PSP.

Dazu müssen die einzelnen Arbeitspakete möglichst genau beschrieben sein.

Man arbeitet sich somit von den einzelnen Arbeitspaketen entlang des PSP nach oben gemäß dem im Vorigen bereits erwähnten Bottom-Up-Ansatz.

Weiterführende Informationen

Diese Informationen könnten Sie ebenfalls interessieren:

Projektmanagement Kosten- und Einsatzmittelplanung
Projektmanagement Kosten- und Einsatzmittelplanung