Pomodoro-Methode, Zeitmanagment, Selbstmanagement Methoden lernen

ManagementManagementarten – Zeitmanagement, Selbstmanagement – Pomodoro-Methode, Zeitmanagment, Selbstmanagement Methoden lernen

Pomodoro-Methode, Pomodoro-Prinzip

Hier lernen Sie mehr zu der Selbstmanagement Methode bzw. Zeitmanagement Methode Pomodoro. Sie erfahren mehr zu der Vorgehensweise und Technik, welche an einem Beispiel erklärt werden.

Methode

Wer kennt nicht das Gefühl – der Tag ist fast vorbei und hinterlässt das Gefühl, nichts von dem geschafft zu haben, was man sich vorgenommen hat. Die Zeit läuft einem durch die Finger, die Motivation sinkt, und es wird immer mühseliger, die gestellte Aufgabe zielstrebig in Angriff zu nehmen. Eine Methode, diesem Dilemma zu entkommen, ist die Pomodoro-Methode des italienischen Software-Entwicklers und Beraters Francesco Cirillo.

Ein wesentlicher Vorteil dieser Technik: Sie lässt sich ohne langwierige Vorbereitungen und fast ohne Hilfsmittel anwenden.

  • Papier und Stift sowie ein Küchenwecker – mehr braucht es nicht.

Ablauf

Kurz gesagt: Mit der Pomodoro-Methode arbeiten Sie mit der Zeit, nicht gegen sie. Als erstes wird das geplante Arbeitspensum in Teilaufgaben organisiert, die voraussichtlich in etwa 25 Minuten zu erledigen sind. Notieren Sie sich kurz die geplanten Arbeitspakete; Sie werden gleich sehen, warum das so wichtig ist.

Nun stellen Sie den Wecker auf 25 Minuten und beginnen konzentriert mit der ersten Teilaufgabe. Das Ziel ist, über diese kurze Zeitspanne wirklich bei der Sache zu bleiben und sich nicht ablenken zu lassen – nicht durch innere Störungen wie gedankliches Abschweifen und nicht durch äußere Einflüsse wie Telefon, Mails oder Anfragen von Kollegen.

Ist die Zeit abgelaufen, machen Sie fünf Minuten Pause, bevor der nächste Arbeitszyklus beginnt. Denken Sie in dieser Zeit nicht an Ihre Arbeit – stehen Sie auf und bewegen Sie sich, schauen Sie aus dem Fenster, holen Sie sich einen Kaffee oder hören Sie Ihre Lieblingsmusik zur Entspannung.

Nach insgesamt vier solcher Zyklen machen Sie eine längere Pause von 30 Minuten.

Anschließend beginnt der nächste Block mit vier Arbeitsrunden aus 25 + 5 Minuten. Das ist tatsächlich schon alles.

Vorteile

Dennoch hilft die Pomodoro-Methode tatsächlich, Arbeit effektiver zu erledigen, und hat insbesondere folgende Vorteile zu verbuchen:

  • Es ist leichter, eine überschaubare Teilaufgabe in Angriff zu nehmen, als ein umfangreiches Projekt, dessen Ende Sie noch gar nicht absehen können.
  • Beim Abarbeiten kleiner Arbeitspakete kann es nicht so leicht passieren, dass Sie sich verzetteln – alle Teilaufgaben werden eine nach der anderen erledigt; Sie brauchen nicht ständig zu befürchten, etwas Wichtiges zu vergessen.
  • Störungen von außen wie Mails, SMS, die Kaffeepause oder das Telefon unterbrechen nur zu oft den Arbeitsfluss und machen den Neustart mühsam. Für den vergleichsweise kurzen Zeitraum von 25 Minuten lassen sich solche Unterbrechungen leichter ausschalten.
  • Nach Ablauf einer Arbeitseinheit streichen Sie die erledigte Teilaufgabe von Ihrer Liste. Dieser Schritt verstärkt das positive Gefühl nach 25 Minuten konzentrierter Arbeit: Sie machen sich das Erfolgserlebnis bewusst – das ist wichtig für den langfristigen Erfolg der Pomodoro-Methode.

Anwendung, Beispiel

Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Sie müssen für die nächste Woche eine Kundenpräsentation vorbereiten.

Die erste Teilaufgabe kann durchaus darin bestehen, das gesamte Projekt in geeignete Arbeitspakete zu zerlegen. Vielleicht wird später die eine oder andere Änderung nötig, aber zunächst haben Sie zumindest den Plan sichtbar vor Augen. Ihre Arbeitsphasen könnten dann so aussehen:

  1. Teilaufgaben planen und auflisten (25 Minuten) – Streichen dieser Teilaufgabe von der Liste! – Pause (5 Minuten)
  2. Zielgruppe definieren, Materialien wie Firmenlogo, Fotos und Tabellen zusammenstellen (25 Minuten) – Streichen dieser Teilaufgabe! – Pause (5 Minuten)
  3. Telefonate für Rückfragen erledigen (25 Minuten) – Streichen dieser Teilaufgabe! – Pause (5 Minuten)
  4. Schriften, Farben, grafische Gestaltung im Präsentationprogramm auswählen, Masterfolie erstellen (25 Minuten) – Streichen dieser Teilaufgabe!

Pause ( 30 Minuten)

  1. Die einzelnen Abschnitte der Präsentation festlegen, Titelfolien als Gliederungshilfe gestalten (25 Minuten) – Streichen dieser Teilaufgabe! – Pause (5 Minuten)
  2. Kernaussagen formulieren und visualisieren (25 Minuten) – Streichen dieser Teilaufgabe! – Pause (5 Minuten)
  3. Bildmaterial einfügen, Danksagungen einsetzen (25 Minuten) – Streichen dieser Teilaufgabe! – Pause (5 Minuten)
  4. Auszüge der Präsentation zum Verteilen planen (25 Minuten) –
    Streichen dieser Teilaufgabe! – Pause (5 Minuten)

30 Minuten Pause

Für die nächsten Arbeitszyklen gehen Sie entsprechend vor. Mit ein bisschen Erfahrung ist eine umfangreiche Aufgabe wie eine Abschlussarbeit oder die Organisation eines Betriebsfestes auch über mehrere Tage im Voraus planbar.

Tipps und Hinweise

Hier erhalten Sie auf die häufigsten Fragen, die Antworten zur Pomodoro-Methode. Weiterhin Tipps und Hinweise für die praktische Umsetzung.

Organisation der Teilaufgaben

Anfangs werden Sie beim Arbeiten nach der Pomodoro-Methode vielleicht den Umfang der Teilaufgaben noch nicht genau einschätzen können, aber Sie gewöhnen sich schnell an den Rhythmus und bekommen ein Gefühl dafür, was in einem Intervall von 25 Minuten zu schaffen ist.

25 Minuten

Viele Menschen möchten gar keine Pause einlegen, wenn sie gerade im “Flow” sind, die Arbeit also besonders gut von der Hand geht. Die meisten machen aber die Erfahrung, dass das kurze Abschalten in der Fünf-Minuten-Pause das Gehirn wieder frei für kreative Ideen macht.

Küchenwecker

Natürlich können Sie die Intervalle auch mit anderen Zeitgebern stoppen. Manche Menschen besorgen sich eine geeignete Sanduhr, nachdem sie die Methode für einige Zeit ausprobiert haben (Vorteil: Eine Sanduhr tickt nicht!). Abgeraten wird von der Weckfunktion Ihres Mobiltelefons. Die Versuchung ist groß, “mal kurz zwischendurch” die SMS und Mails abzurufen – und schon ist Ihr Plan durcheinander geraten.

Nicht zuletzt gibt es eine ganze Reihe von Software-Lösungen für die Pomodoro-Methode, die kostenfrei für PC mit unterschiedlichen Betriebssystemen und auch als Apps für mobile Endgeräte verfügbar sind. Sie können damit die Zeitintervalle festlegen und sich automatisch mit einem akustischen Signal auf das Ende der Arbeitsphase oder der Pause hinweisen lassen. Bedenken Sie aber, dass die Ablenkung durch ein weiteres Softwareprogramm auf Ihrem Bildschirm Ihre guten Vorsätze ins Wanken bringen kann.

Papier und Stift

Auch die Liste mit den geplanten Teilaufgaben ließe sich natürlich am PC zusammenstellen. Empfohlen wird aber, tatsächlich Papier und Stift zu benutzen, damit die Ablenkung so gering wie möglich bleibt. Das Streichen der erledigten Aufgaben ist außerdem viel nachdrücklicher, als wenn Sie einfach auf die Entfernen-Taste drücken – und das erhöht die Motivation, am nächsten Tag weiter zu machen.

Arbeitsgebiete

Ganz bestimmt nicht nur für Arbeiten am Schreibtisch oder am PC! Auch nicht-virtuelle Aufgaben lassen sich viel leichter erledigen, wenn sie in handliche Pakete zerlegt sind: Nehmen Sie sich nicht vor, morgen den Keller aufzuräumen, sondern beginnen Sie mit dem Werkzeugkasten (erste Teilaufgabe), nach der Pause folgt dann das untere Regalbrett links (zweite Teilaufgabe) und so weiter. So arbeiten Sie sich Stück für Stück vor und streichen wieder die Teilaufgaben von der Aufgabenliste. So sehen Sie Ihren Erfolg und das hält die Motivation hoch.

Tomaten?

Noch eins zum Abschluss: Den seltsamen Namen (pomodoro = ital. Tomate) hat die Methode bekommen, weil Francesco Cirillo bei der Entwicklung einen Küchenwecker in Form einer Tomate verwendet hat. Er hat einen Zyklus von 25 + 5 Minuten “un pomodoro” – eine Tomate – genannt. Wenn Sie Ihren Arbeitsalltag also lieber in Tomaten einteilen möchten – nur zu!

Zeitmanagement Pomodoro-Methode oder Prinzip im Selbstmanagement lernen
Zeitmanagement Pomodoro-Methode oder Prinzip im Selbstmanagement lernen