Selbstmanagement Methoden, Techniken, Instrumente Zeitmanagement

Hier erfahren Sie mehr zum Thema Selbstmanagement Methoden, die Abgrenzung zum Thema Zeitmanagement und Sie lernen mehrere Instrumente bzw. Techniken vom Selbstmanagement kennen. So finden Sie die Methode Smart, Pareto, Eisenhower Prinzip, Pomodoro, ABC, Alpen-Methode und GTD.

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Selbstmanagement Methoden gegen die Überforderung

Noch bevor der Arbeitstag richtig angefangen hat, ist schon die Überforderung da. Das E-Mail Postfach ist über Nacht vollgelaufen, die ToDo-Liste ist gefühlt so lang wie die Chinesische Mauer. Weiterhin hat der Chef schon angedeutet, dass mit dem Meeting für ein neues Projekt auch mehr Aufgaben kommen. Das alles erleben viele Menschen bereits vor 9 Uhr morgens. Ist es da ein Wunder, dass Überforderung eines der häufigsten Gefühle unserer Zeit ist? Viele haben bereits erkannt, dass die Aufgaben, die Tag für Tag auf jeden warten, nicht wirklich machbar sind.

In der heutigen Zeit wird zu viel gefordert und trotz Überstunden und Arbeit am Wochenende nimmt die Masse an Aufgaben nicht ab. Als Angestellter kann dagegen meist nur wenig gesagt werden, denn der nächste Bewerber hat schon einen Fuß im Büro. Und Selbstständige sehen es inzwischen oft als vollkommen normal an, dass das Leben nur noch aus Arbeit besteht. Muss das wirklich so sein oder gibt es nicht gute Selbstmanagement Methoden?

Von Zeit zu Zeit ist die Belastung so hoch, dass aktiv nach Lösungen gesucht wird. Der erste Begriff, der dabei fällt, ist das Zeitmanagement. Und hier liegt auch schon das Problem, denn die Zeit lässt sich nicht managen. Jeder Mensch hat täglich 24 Stunden zur Verfügung und jeder muss sich damit zufrieden geben, wie schnell oder langsam die Zeit vergeht. Natürlich wäre es schön, wenn die Zeit sich beeinflussen ließe, aber da es nicht geht, ist auch der Begriff Zeitmanagement absurd.

Was ist Selbstmanagement?

Viel besser trifft das Wort Selbstmanagement die Erfordernisse. Das Selbstmanagement erfordert im ersten Schritt die Bereitschaft zur Selbsteinschätzung und im nächsten die Disziplin beim Erstellen und Einhalten von Plänen. Um noch etwas genauer zu werden, Selbstmanagement erfordert das:

  • das Setzen von sinnvollen Zielen
  • das Planen einer Strategie zur Erreichung von Zielen
  • ein gekonntes Umsetzen vom Plan
  • das Kontrollieren der Ergebnisse
  • das Lernen aus Erfahrungen, um das nächste Mal noch besser zu planen.

Eine der schwierigsten Aufgaben bei der Einführung eines Selbstmanagement ist es, Prioritäten zu setzen, also zu entscheiden, was wichtig ist und was vielleicht auch problemlos von anderen erledigt werden kann. Das Treffen dieser Entscheidungen fällt vielen Menschen schwer, ebenso wie das Loslassen von Aufgaben, also das Delegieren. Ohne diese beiden Fähigkeiten wird es allerdings auch nie möglich sein, den Alltag zu bewältigen und neben der Arbeit auch noch ein Leben zu führen.

Selbstmanagement Methoden, Techniken bzw. Instrumente

Menschen lieben es, wenn sie einen Plan an die Hand bekommen, mit dem sie agieren können. Die gute Nachricht ist, dass es zum Thema Selbstmanagement ganz viele Methoden gibt, die Vorgehensweisen erklären. Die schlechte Nachricht aber lautet, dass nicht jeder Plan für jeden Menschen und jeden Beruf passt. Es gilt hier also vorab zu schauen, welche Methode passen könnte und dann bleibt nichts anderes übrig, als zu probieren, was funktioniert und was nicht. Manchmal ist es am Ende auch die Kombination der Methoden, die zum Erfolg führen. Die hier vorgestellten Methoden sind nur eine Auswahl. Sicherlich lassen sich noch viele weitere finden, die vielleicht auf den hier genannten Methoden aufbauen. Diese Techniken sind jedoch die bekanntesten und sie lassen sich alle ohne aufwendige Hilfsmittel in den Alltag integrieren.

Die 80-20 Regel bzw. das Pareto-Prinzip zählt zu den Selbstmanagement Methoden

Der Ökonom Wilfredo Pareto hat sich im 19. Jahrhundert mit der Verteilung des Reichtums in Italien beschäftigt und dabei bemerkt, dass 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Reichtums für sich beanspruchen konnten. Mit der Zeit fanden Pareto und auch andere schlaue Köpfe heraus, dass sich dieses Prinzip auf viele Bereiche des Lebens anwenden lässt. Bei der Arbeit sorgen also 20 Prozent unserer Aufgaben für 80 Prozent unseres Erfolgs. Nutzt man dieses Prinzip zum Selbstmanagement, gilt es herauszufinden, welche 20 Prozent der Aufgaben auf unserer ToDo-Liste am meisten bringen, diese werden dann als Priorität gesetzt. Die übrigen Aufgaben können erledigt werden, wenn noch Zeit da ist. Sie können aber vielleicht auch delegiert werden oder fallen sogar ganz weg, weil sie keine Auswirkung auf den Gesamterfolg haben. Hier geht es zur Methode der 80-20-Regel Pareto-Prinzip.

Die SMART-Methode

Die SMART-Methode ist keine allumfassende Methode für das Selbstmanagement, unterstützt jedoch bei der Zielsetzung. Entwickelt wurde die SMART-Methode übrigens schon in den 50er Jahren des letzten Jahrhunderts und das Akronym steht für:

  • S – Spezifisch
  • M – Messbar
  • A – Attraktiv
  • R – Realistisch
  • T – Termingerecht

Jedes Ziel sollte nach diesen Grundsätzen formuliert sein. Ist das umgesetzt, kann man aus den Zielen konkrete Aufgaben mit Terminfristen ableiten, die dann den Tag strukturieren. Hier geht es zur SMART-Methode im Selbstmanagement.

Die Pomodoro Methode

Wenn Du es eilig hast, gehe langsam!“ – diese Weisheit aus Japan lässt sich mit der Pomodoro Methode in Verbindung bringen, denn hier geht es darum, durch Pausen produktiver zu werden. Dazu wird einfach ein Timer bzw. Wecker zum Arbeiten auf 25 Minuten gestellt. Ist diese Zeit vorbei, stehen fünf Minuten Pause an. Das wiederholt man so vier Mal und gönnt sich dann 30 Minuten Ruhe. Der Vorteil hierbei ist, dass die vorzeitige Ermüdung durch die regelmäßigen Pausen abnimmt, in denen übrigens ein bisschen Bewegung eine gute Idee ist. Zudem sorgt dieses Zeitfenster dafür, sich genau zu überlegen, was man innerhalb der Zeit erledigt kann, damit man es nicht nach der Pause noch einmal anfassen muss. Es sorgt auch für Motivation, Dinge schneller zu erledigen, ohne dass es zur Belastung wird.

Den Namen verdankt diese Methode übrigens einer Küchenuhr in Form einer Tomate ital. Pomodoro, die der italienische Unternehmer Francesco Cirillo zur Messung der Zeit nutzte. Hier geht es zur Pomodoro Methode im Selbstmanagement.

Die ALPEN-Methode

Bei der ALPEN-Methode handelt es sich wieder um ein Akronym, dass eine Art Tagesplan zum Selbstmanagement beinhaltet. Der Plan ist genauso einfach wie effektiv und wird daher gern angewendet. Diese Methode lässt sich auch gut mit anderen kombinieren und bietet eine Art Grundgerüst zum Selbstmanagement.

  • A = Aufgaben notieren
  • L = Länge zur Erledigung einschätzen
  • P = Pufferzeiten für Unvorhersehbares einplanen, dabei sollte die verplante Arbeitszeit nicht mehr als 60 Prozent betragen
  • E = Entscheidungen treffen und somit priorisieren
  • N = Nachprüfung, als was wurde erreicht und was nicht? Wo gab es Probleme?

Mehr Grundlagen zur Alpen-Methode lernen.

Die GTD-Methode

David Allen hat mit „Getting Things Done“ unzählige Menschen begeistert und dazu gebracht, nach dem Lesen des Buches das Leben zu organisieren. Die Grundidee hinter der GTD-Methode ist es, alle Aufgaben an einem Punkt zu sammeln und zu notieren. Dann wird für jede Aufgabe der nächste Schritt festgelegt und auch gleich terminiert. So ist immer klar, was als nächstes zu tun ist und jeden Tag setzt man einfach Prioritäten, um die Reihenfolge der Aufgaben zu bestimmen. Hier geht es zur GTD Methode.

Das Eisenhower Prinzip

Zu den bekanntesten Methoden im Selbstmanagement gehört die Priorisierung von Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip. Der US-Präsident Dwight D. Eisenhower galt als sehr organisiert und gab seine Methode zum Selbstmanagement gern weiter. Er unterschied Aufgaben grundsätzlich nach zwei Kriterien:

  • Sind sie wichtig / unwichtig
  • und sind sie eilig / nicht eilig.

Daraus kann eine Matrix erstellt werden, in die sich alle Aufgaben einsortieren lassen. So ergibt sich auch gleich ein grober Plan für die Erledigung:

  • Eilig und wichtig: Erledigen
  • Eilig und unwichtig: Delegieren
  • Nicht eilig und wichtig: Terminieren
  • Nicht eilig und unwichtig: Ablegen (gern in den Papierkorb)

Hier geht es zur Eisenhower-Prinzip im Selbstmanagement.

ABC-Methode

Die ABC-Methode ist keine vollständiger Methode zum Selbstmanagement, unterstützt aber bei der Priorisierung von Aufgaben. Die Methode soll vor allem jenen Menschen helfen, die nicht gern analytisch und mit Plan vorgehen. Es werden also kreative, leicht chaotische Menschen angesprochen, die gern spontan entscheiden. Um auch hier Ordnung in die Arbeit zu bringen, kann man nach dem ABC-Prinzip verfahren, bei dem die Aufgaben nach Wichtigkeit zu ordnen sind:

  • A-Aufgaben sind sehr wichtig und sind sofort oder zumindest so schnell wie möglich zu erledigen.
  • B-Aufgaben sind weniger wichtig und man kann diese später erledigen oder vielleicht auch an andere delegieren.
  • C-Aufgaben sind entweder kaum wichtig und können deswegen kann man diese gut delegieren oder sie sind überhaupt nicht wichtig und können somit auch getrost im Papierkorb verschwinden.

Mehr Grundlagen zur ABC-Methode lernen. Hier lesen Sie mehr zur XYZ-Methode.

Selbstmanagement Methoden für jeden Typ

Wie schon erwähnt, gibt es noch viele weitere Selbstmanagement Methoden, die teilweise auf den hier vorgestellten aufbauen oder auch für sich alleine stehen. Sie alle zu nennen, hätte jedoch definitiv den Rahmen gesprengt. Mit den vorgestellten Methoden sollte es jedoch für jeden möglich sein, Aufgaben besser zu priorisieren und somit auch mehr von dem zu erledigen, was wirklich wichtig ist.