Eisenhower Methode, Anwendung, Ablauf, Vorteile, Beispiele

Die Grundidee der Eisenhower Methode

Um eine Entscheidung zu treffen, eine Übersicht zu erhalten, ist es möglich, Techniken einzusetzen. Die Eisenhower Methode, die nach einem ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten benannt worden ist, stellt eine solche Technik dar. Die Eisenhower Methode basiert auf folgenden, wesentlichen Gedanken: Aufgaben, die wesentlich sind, um gesteckten Zielen näher zu kommen, sind nicht zwangsläufig dringend und dringende Aufgaben, die also zeitnah erledigt werden müssen, sind nicht immer die Aufgaben, die wesentliche sind, um beruflichen oder privaten Zielen effektiv näher kommen zu können. Jeden Tag stehen Aufgaben an. Welche Priorität haben diese Aufgaben jeweils? Welche müssen schnell erledigt und selber angegangen werden, welche sind wesentlich, müssen auch selber bearbeitet werden aber nicht unbedingt sofort? Welche Aufgaben werden besser delegiert und welche wirft man in den Papierkorb, weil sie unwichtig sind, Zeit verschwenden oder das Erreichen von persönlichen Zielen behindern?

Der Ablauf der Eisenhower Methode

Die Eisenhower Methode hilft, eine Übersicht zu erhalten und einen Strategie-Plan für die Aufgabenbearbeitung zu erstellen. Aufgaben und Pläne können sich dabei auf einen einzelnen Tag beziehen, aber auch Wochen oder Monate. In einem ersten Schritt können mittels der Methode anstehende Aufgaben priorisiert werden, in einem zweiten, die Entscheidung getroffen werden, wie mit den Aufgaben jeweils verfahren wird.

4-Felder Matrix

Basis ist eine 4-Felder Matrix mit den Variablen Dringlichkeit von Aufgaben und Wichtigkeit von Aufgaben. Die Variable Dringlichkeit besitzt die Ausprägungen dringend / nicht dringend, die Variable Wichtigkeit, die Ausprägungen wichtig / nicht wichtig. Durch Kombination entstehen vier Arten von Aufgaben. Jedes Feld der 4-Felder Matrix repräsentiert eine Art von Aufgabe. Jede anstehende Aufgabe kann nun einem Feld zugeordnet werden und erhält dadurch eine von vier Prioritäten (A-D):

• Feld I : Wichtige und zugleich dringende Aufgaben (Priorität A)
• Feld II: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben (Priorität B)
• Feld III: Dringende Aufgaben, die aber nicht wichtig sind (Priorität C)
• Feld IV: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind (Priorität D)

Handlungsstrategien

Aus den Prioritäten leiten sich bestimmte Handlungsstrategien ab:

Hohe Priorität

Feld I: Priorität A, hohe Priorität. Diese wichtigen Aufgaben sollten selber und müssen sofort erledigt werden. Aufgrund hoher Anforderung und Zeitdruck können diese Aufgaben mit hohem Stress verbunden sein – Super Aufgaben.

Mittlere Priorität

Feld II: Priorität B, mittlere Priorität. Wichtige anspruchsvolle Aufgaben, die selber erledigt werden sollten, für deren Bearbeitung jedoch (noch) genügend Zeit zur Verfügung steht. Ihre Erledigung sollte jedoch umgehend terminiert werden. Die Beschäftigung mit diesen Aufgaben führt oft zu qualitativ hochwertigen Ergebnissen und Zufriedenheit, weil wichtige Dinge in Ruhe, mit Zeitpuffer und professionell bearbeitet werden können – Später-Aufgaben.

Delegation

Feld III: Priorität C. Priorität Delegation. Aufgaben, deren Bearbeitung unbefriedigend sein kann, weil sie Routinearbeiten darstellen, die für die Zielerreichung nicht wichtig sind und die oft unter Zeitdruck erledigt werden müssen. Eine Beschäftigung mit diesen Aufgaben kann ineffektiv sein, sie sollten an kompetente Personen delegiert werden, wenn möglich – Delegationsaufgaben.

Papierkorb

Feld IV: Priorität D. Papierkorb. Diese Aufgaben lenken von wesentlichen Aufgaben ab, behindern die effektive persönliche Zielerreichung. Ihnen sollte nicht weiter nachgegangen werden, sie können von einer To-do-Liste gestrichen werden – Sinnlose Aufgaben.

Vorteile der Eisenhower Methode im Selbstmanagement

Die allgemeine Botschaft der Eisenhower Methode ist: Zeit reservieren für Aufgaben, die wichtig sind, um eigene Ziele verwirklichen zu können und nicht von der Dringlichkeit des Alltags mitreißen lassen. Manchmal ist es schwer, beispielsweise zu Beginn eines Arbeitstages, das tatsächliche Arbeitsaufkommen einzuschätzen. Sei es, weil noch nicht alle Aufgaben für den Tag feststehen oder weil unvorhergesehener Ereignisse eine Sachlage ändern.

Möglicherweise lässt man sich von der Dringlichkeit einer Aufgabe leiten oder blenden, ohne zu prüfen, ob diese Aufgabe wirklich wichtig ist, man verzettelt sich mit Routineaufgaben, die man auch hätte delegieren können oder gerät in großen Stress, da man auf eine akute Krisensituation nicht schnell genug selber reagiert oder eine wichtige persönliche Aufgabe nicht rechtzeitig terminiert hat.

Im Selbstmanagement stellt die Eisenhower Methode ein Hilfsmittel dar, um zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden und flexibel und sinnvoll auf sich ändernde und neu entstehende Aufgaben reagieren zu können. Die Methode kann im beruflichen Kontext eingesetzt werden, genau so gut aber auch im privaten Bereich.

Beispiele und Anwendung der Eisenhower Methode

Regelmäßig anstehende Aufgaben mit Hilfe der Vier-Felder Matrix priorisieren, zum Beispiel jeden Morgen vor Arbeitsbeginn oder auch, wenn sich Situationen plötzlich und unerwartet ändern. Die Matrix kann gegebenenfalls auch gedanklich visualisiert werden.

Aufgaben der Priorität D

Aufgaben identifizieren, die sinnlos sind und Zeit kosten. Diesen Aufgaben keine Aufmerksamkeit mehr schenken, weil sie ablenken und Zeit stehlen, also ab in den Papierkorb. Dazu zählen:

• Während einer Tätigkeit immer wieder Internetseiten ansteuern, um kurz die Nachrichten zu überfliegen,
• den Wetterbericht zu lesen
• oder private E-Mails zu checken.
• Sich mit kursierenden Gerüchten beschäftigen.
• An Umfragen teilnehmen.

Aufgaben der Priorität C

Aufgaben identifizieren, die Zeit kosten und auch von anderen kompetenten Personen erledigt werden können. Diese Aufgaben tatsächlich delegieren, wenn möglich.

• Prüfen und Ordnen von Unterlagen,
• Telefonate führen,
• Terminieren,
• allgemeines Tagesgeschäft.

Aufgaben der Priorität B

Aufgaben identifizieren, die für das Erreichen persönlicher Ziele sehr wichtig sind, selber erledigt werden sollten und terminiert werden müssen, um sie im Auge zu behalten.

• Beziehungen zu neuen Kunden aufbauen.
• Einen Vortrag vorbereiten.
• Fachliche, inhaltliche Arbeiten, Projektarbeit.
• Sport treiben, Ausgleich schaffen, Freizeit, Erholung, Familie, Freunde.

Aufgaben der Priorität A

Aufgaben identifizieren, die sofort und selber ausgeführt werden sollten, weil ein Aufschieben zu negativen Konsequenzen führen kann, die Aufgabe sehr wichtig ist und eigene Kompetenz erfordert.

• Krisen
• Ein wichtiger Mitarbeiter ist plötzlich krank geworden.
• Im Rahmen eines anstehenden Vertragsabschlusses, wünscht ein Kunde innerhalb der nächsten Stunde einen Rückruf.

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