ABC Methode Anwendung, Beispiel, Vorteile & Nachteile einfach erklärt

Sie lernen hier die ABC Methode im Selbstmanagement oder Zeitmanagement kennen sowie deren Grundlagen. Des Weiteren finden Sie die Vorteile und Nachteile sowie ein Beispiel zum besseren Verständnis.

Natürlich auch wie die Methode in der Anwendung durchgeführt wird. Darüber hinaus finden Sie einen Vergleich zum Pareto Prinzip und eine ausführliche Beschreibung der Kategorien A, B und C.

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ABC Methode im Selbstmanagement

ABC Methode im Selbstmanagement

Die ABC Methode, auch ABC-Analyse genannt, ist eine einfache, aber sehr effiziente Methode, um Prioritäten zu setzen, also das Wichtige vom weniger Wichtigen zu trennen. Hier lernen Sie mehr zu den Einsatzgebieten der ABC Methode und dies vor allem im Selbstmanagement.

Anwendung der ABC-Methode

Die ABC-Methode wird in der BWL für alle möglichen Aufgaben angewandt. Sie kommt beispielsweise in der Lagerhaltung und bei der Kundenverwaltung zum Einsatz. Das liegt auch daran, dass sie sehr einfach anwendbar ist, denn eine simple Excel-Tabelle ist alles, was man braucht. Im Selbstmanagement dient die ABC-Methode der Verwaltung von Aufgaben und der Zuweisung von Zeitbudgets. Mit der Methode im Selbstmanagement kann man dafür sorgen, dass wichtigen Aufgaben genügend Bearbeitungszeit eingeräumt wird.

Drei Kategorien A, B und C

Die ABC Methode im Selbstmanagement teilt die Aufgaben in drei Kategorien ein, in die sogenannten Kategorien A, B und C:

  • Kategorie A – Die Aufgaben der Kategorie A sind sehr wichtig. Es sind also Kernaufgaben, die entscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Vorhabens sind. Diese Aufgaben bestehen aus der eigentlichen Beschäftigung, womit man den Großteil seiner Arbeitszeit verbringt.
  • Kategorie B – Die Aufgaben der Kategorie B sind weniger wichtig. Das sind vielleicht Zusatz- oder Verwaltungsaufgaben, die auch erledigt werden müssen, aber sie sind nicht das, womit der Gesamterfolg steht oder fällt.
  • Kategorie C – Aufgaben der Kategorie C sind relativ unwichtig. Oft sind es Dinge, die im Einzelnen gar nicht so entscheidend sind, aber eben auch nicht ganz weggelassen werden können.

Grenzen der Kategorie

Ein Knackpunkt bei der Anwendung der ABC Methode sind die Grenzen der Kategorien. In welche Kategorie eine Aufgabe fällt, ist nämlich nicht zuletzt eine persönliche Entscheidung, die Kategorien sind nicht ganz trennscharf. Um sich selbst die Einteilung zu vereinfachen, ist es sinnvoll, möglichst viele harte Kriterien für die Einteilung festzulegen. Harte Kriterien sind Kriterien, die nicht dem persönlichen Ermessen unterliegen, sondern sich an nachvollziehbaren Fakten orientieren.

Beispiele der ABC Methode

Bei der Prüfungsvorbereitung eines Studenten könnten die Kriterien zum Beispiel so lauten:

Festlegen der Kategorien

  • Das Skript des Professors fällt in die Kategorie A, damit sollte er den Großteil seiner Zeit verbringen. Für die Prüfung sollte er möglichst alle Details auswendig kennen. 
  • Andere Literatur, die in der Vorlesung genannt wird, fällt in die Kategorie B. Damit muss er sich auch auseinandersetzen, aber nicht ganz so gründlich, wie mit dem Skript. Er kann davon ausgehen, dass bei der Prüfung vor allem das Skript abgefragt wird, daher ist es sinnvoll, sich hauptsächlich damit zu beschäftigen.
  • In die Kategorie C fällt alles, was er selbst zu dem Thema gefunden hat oder was ihm Kommilitonen empfohlen haben. Das ist Stoff, der ihm hilft, Zusammenhänge besser zu verstehen und vielleicht eine Zusatzfrage beantworten zu können. In einer idealen Welt hätte er auch Zeit dafür, sich ausreichend damit zu beschäftigen, aber leider ist sein Zeitbudget begrenzt, er will ja in diesem Semester mehr als eine Prüfung schreiben. Daher reicht es, dieses Material nur zu überfliegen oder stichprobenartig durchzugehen.

Grenzen der Kategorien bei der ABC Methode

Wie aus dem obigen Beispiel ersichtlich wird, hängt die genaue Festlegung der Grenzen der Kategorien von der Zielsetzung ab. Abhängig vom Ziel ändern sich nicht nur die Grenzen, sondern auch die Kriterien, anhand derer diese gezogen werden. Wenn sich der Student also nicht auf eine Prüfung vorbereitet, sondern an seiner Bachelorarbeit oder Masterarbeit arbeitet, könnten seine Kategorien für Literatur so aussehen:

  • Alles, was unmittelbar mit seinem Thema zu tun hat und innerhalb der vergangenen zehn Jahre veröffentlicht wurde, fällt in die Kategorie A. Hier dienen also Relevanz und Aktualität als Kriterien.
  • Literatur der Kategorie B ist dann älter als zehn Jahre und beschäftigt sich nicht hauptsächlich mit seinem Thema.
  • In die Kategorie C schließlich fallen Veröffentlichungen aus anderen Fachgebieten, die gar nicht unmittelbar mit seinem Thema zu tun haben, aber für gelehrige Querverweise und zur Erweiterung des Wissenshorizonts nützlich sind.

ABC Methode im Vergleich zum Pareto-Prinzip

Oft wird im Zusammenhang mit der ABC Methode das Pareto-Prinzip erwähnt. Die ABC-Methode ist allerdings nicht dasselbe, man könnte sie allerdings als eine Form der praktischen Anwendung des Pareto-Prinzips beschreiben.

  • Das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent der Ergebnisse erzielt werden. Das heißt gleichzeitig, dass man den Großteil seines Aufwands unwichtigen Aufgaben widmet, die nur einen geringen Anteil am Ergebnis haben.

Das Pareto Prinzip ist nach dem italienischen Soziologen Vilfredo Pareto benannt, der es aus der ungleichen Verteilung des Grundbesitzes in Italien ableitete. In der Praxis ist das Pareto-Prinzip keine festgelegte Regel, es eignet sich aber gut, um die Wichtigkeit von Priorisierung zu vergegenwärtigen. Das Ziel der ABC Methode ist es ja, die Relation von Aufwand und Ergebnis wieder stimmig zu machen: Wichtigen Arbeiten soll auch viel Aufmerksamkeit geschenkt werden und weniger wichtige Aufgaben sollen uns nicht übermäßig beschäftigen.

Lorenzkurve

Auch die Lorenzkurve wird oft als wissenschaftliche Begründung für die ABC Methode herangezogen. Sie wurde um die vorige Jahrhundertwende herum vom amerikanischen Statistiker und Ökonomen Max Otto Lorenz entwickelt und wird heute oft verwendet, um die ungleiche Einkommensverteilung in einem Land zu verdeutlichen.

Sie zeigt nämlich, dass ein geringer Teil der Bevölkerung über einen großen Teil des Einkommens verfügt. Allgemeiner gesagt zeigt sie eine Ungleichheit der relativen Konzentration innerhalb einer Verteilung. Also eben auch die Ungleichverteilung von Aufwand in Relation zu den erwartbaren Ergebnissen.

Vorteile & Nachteile der ABC Methode

Die ABC Methode eignet sich zum Selbstmanagement und deckt damit einen wichtigen Bereich des Selbstmanagements ab. Allerdings ist sie, wie alle guten Systeme im Selbstmanagement, kein reines Zeitmanagement, denn um diese Methode erfolgreich anwenden zu können, muss man sich über die eigenen Ziele klar sein. Die Methode überschreitet somit die Grenze zum Selbstmanagement.

Was die ABC Methode allerdings nicht leisten kann, ist die Definition von Zielen, hier ein Nachteil. Wenn Unklarheiten beim Ziele setzen bestehen, wird man auch mit Zeitmanagement nur mäßigen Erfolg haben. Daher ist es sinnvoll, im Bedarfsfall vor der Anwendung der ABC Methode ein geeignetes Analysewerkzeug zur Zieldefinition zu verwenden.

Fazit

Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass die ABC Methode eine sehr einfache Selbstmanagement-Methode zur Prioritätensetzung ist. Ihre praktische Anwendung ist so einfach, dass sie gar nicht näher erklärt werden muss:

  • Man teilt Aufgaben in drei Prioritätskategorien ein und weist diesen ein Zeitbudget zu. Zur Einteilung verwendet man möglichst klare Kriterien und als Tool reicht eine simple Excel-Tabelle mit Spalten für Aufgaben, Priorität und Kriterien völlig aus. Schwierigkeiten ergeben sich weniger durch die praktische Ausführung als durch die Komplexität der zugrunde liegenden Themen. Wenn zu große Unklarheiten über die Ziele bestehen, ist es ratsam, dafür geeignete Analysewerkzeuge zu verwenden oder sogar ein Coaching in Anspruch zu nehmen.