ABC Methode Prioritäten setzen, Zeitmangement, Selbstmanagement Methoden

ManagementManagementarten – Zeitmanagement, Selbstmanagement – ABC Methode Prioritäten setzen, Zeitmangement, Selbstmanagement Methoden

ABC Methode

Die ABC Methode, auch ABC-Analyse genannt, ist eine einfache, aber sehr effiziente Methode, um Prioritäten zu setzen, also das Wichtige vom weniger Wichtigen zu trennen. Hier lernen Sie mehr zu den Einsatzgebieten der ABC Methode und vor allem im Selbstmanagement. Sie lernen die Vorteile und Nachteile sowie die Grundlagen der Methode kennen.

Anwendungsgebiete der ABC-Methode

Die ABC Methode, auch ABC-Analyse genannt, ist eine einfache, aber sehr effiziente Methode, um Prioritäten zu setzen, also das Wichtige vom weniger Wichtigen zu trennen. Die ABC-Methode wird in der Betriebswirtschaft für alle möglichen Aufgaben angewandt. Darüber hinaus gibt es Beispiele für ein besseres Verständnis. Sie kommt beispielsweise in der Lagerhaltung und bei der Kundenverwaltung zum Einsatz. Das liegt auch daran, dass sie sehr einfach anwendbar ist – eine simple Excel-Tabelle ist alles, was man braucht. Im Selbstmanagement dient die ABC-Methode der Verwaltung von Aufgaben und der Zuweisung von Zeitbudgets. Mit der ABC-Methode im Selbstmanagement kann man dafür sorgen, dass wichtigen Aufgaben genügend Bearbeitungszeit eingeräumt wird.

Drei Kategorien A, B und C

Die ABC Methode im Selbstmanagement teilt die Aufgaben in drei Kategorien ein, in die sogenannten Kategorien A, B und C:

Kategorie A

Aufgaben der Kategorie A sind sehr wichtig. Es sind die Kernaufgaben, die entscheiden für den Erfolg oder Misserfolg eines Vorhabens sind. Sie sind das, worum es geht und das, womit man den Großteil seiner Arbeitszeit verbringt.

Kategorie B

Aufgaben der Kategorie B sind weniger wichtig. Das sind vielleicht Zusatz- oder Verwaltungsaufgaben, die auch erledigt werden müssen, aber sie sind nicht das, womit der Gesamterfolg steht oder fällt.

Kategorie C

Aufgaben der Kategorie C sind relativ unwichtig. Oft sind es Dinge, die im Einzelnen gar nicht so entscheidend sind, aber eben auch nicht ganz weggelassen werden können.

Kategorie Grenzen

Ein Knackpunkt bei der Anwendung der ABC Methode sind die Grenzen der Kategorie. In welche Kategorie eine Aufgabe fällt, ist nämlich nicht zuletzt eine persönliche Entscheidung, die Kategorien sind nicht ganz trennscharf. Um sich selbst die Einteilung zu vereinfachen, ist es sinnvoll, möglichst viele harte Kriterien für die Einteilung festzulegen. Harte Kriterien sind Kriterien, die nicht dem persönlichen Ermessen unterliegen, sondern sich an nachvollziehbaren Fakten orientieren.

ABC Methode Beispiele

Bei der Prüfungsvorbereitung eines Studenten könnten die Kriterien zum Beispiel so lauten:

Das Skript des Professors fällt in die Kategorie A, damit sollte er den Großteil seiner Zeit verbringen. Für die Prüfung sollte er möglichst alle Details auswendig kennen. Andere Literatur, die in der Vorlesung genannt wird, fällt in die Kategorie B. Damit muss er sich auch auseinandersetzen, aber nicht ganz so gründlich wie mit dem Skript.

Er kann davon ausgehen, dass bei der Prüfung vor allem das Skript abgefragt wird, daher ist es sinnvoll, sich hauptsächlich damit zu beschäftigen. In die Kategorie C fällt alles, was er selbst zu dem Thema gefunden hat oder was ihm Kommilitonen empfohlen haben. Das ist Stoff, der ihm hilft, Zusammenhänge besser zu verstehen und vielleicht eine Zusatzfrage beantworten zu können.

In einer idealen Welt hätte er auch Zeit dafür, sich ausreichend damit zu beschäftigen, aber leider ist sein Zeitbudget begrenzt, er will ja in diesem Semester mehr als eine Prüfung schreiben. Daher reicht es, dieses Material nur zu überfliegen oder stichprobenartig durchzugehen. Wie aus dem obigen Beispiel ersichtlich wird, hängt die genaue Festlegung der Kategoriegrenzen von der Zielsetzung ab.

Abhängig vom Ziel ändern sich nicht nur die Kategoriegrenzen, sondern auch die Kriterien, anhand derer diese gezogen werden. Wenn sich der Student also nicht auf eine Prüfung vorbereitet, sondern an seiner Diplomarbeit arbeitet, könnten seine Kategorien für Literatur so aussehen: Alles, was unmittelbar mit seinem Thema zu tun hat und innerhalb der vergangenen zehn Jahre veröffentlicht wurde, fällt in die Kategorie A.

Hier dienen also Relevanz und Aktualität als Kriterien. Literatur der Kategorie B ist dann älter als zehn Jahre und beschäftigt sich nicht hauptsächlich mit seinem Thema. In die Kategorie C schließlich fallen Veröffentlichungen aus anderen Fachgebieten, die gar nicht unmittelbar mit seinem Thema zu tun haben, aber für gelehrige Querverweise und zur Erweiterung des Wissenshorizonts nützlich sind.

ABC Methode im Vergleich zum Pareto-Prinzip

Oft wird im Zusammenhang mit der ABC Methode das Pareto-Prinzip erwähnt. Die ABC-Methode ist allerdings nicht dasselbe, man könnte sie allerdings als eine Form der praktischen Anwendung des Pareto-Prinzips beschreiben. Das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent der Ergebnisse erzielt werden. Das heißt gleichzeitig, dass man den Großteil seines Aufwands unwichtigen Aufgaben widmet, die nur einen geringen Anteil am Ergebnis haben.

Es ist nach dem italienischen Soziologen Vilfredo Pareto benannt, der es aus der ungleichen Verteilung des Grundbesitzes in Italien ableitete. In der Praxis ist das Pareto-Prinzip keine festgelegte Regel, es eignet sich aber gut, um die Wichtigkeit von Priorisierung zu vergegenwärtigen. Das Ziel der ABC Methode ist es ja, die Relation von Aufwand und Ergebnis wieder stimmig zu machen: Wichtigen Arbeiten soll auch viel Aufmerksamkeit geschenkt werden und weniger wichtige sollen uns nicht übermäßig beschäftigen.

Lorenzkurve

Auch die Lorenzkurve wird oft als wissenschaftliche Begründung für die ABC Methode herangezogen. Sie wurde um die vorige Jahrhundertwende herum vom amerikanischen Statistiker und Ökonomen Max Otto Lorenz entwickelt und wird heute oft verwendet, um die ungleiche Einkommensverteilung in einem Land zu verdeutlichen: Sie zeigt nämlich, dass ein geringer Teil der Bevölkerung über einen großen Teil des Einkommens verfügt. Allgemeiner gesagt zeigt sie eine Ungleichheit der relativen Konzentration innerhalb einer Verteilung. Also eben auch die Ungleichverteilung von Aufwand in Relation zu den erwartbaren Ergebnissen.

Vorteile und Nachteile

Die ABC Methode eignet sich zum Zeitmanagement und deckt damit einen wichtigen Bereich des Selbstmanagements ab. Allerdings ist sie – wie alle guten Zeitmanagement-Systeme – kein reines Zeitmanagement. Denn um die ABC Methode erfolgreich anwenden zu können, muss man sich über die eigenen Ziele klar sein – damit überschreitet sie die Grenze zum Selbstmanagement.

Was die ABC Methode allerdings nicht leisten kann, ist die Definition von Zielen. Wenn Unklarheiten über die Zielsetzung bestehen, wird man auch mit Zeitmanagement nur mäßigen Erfolg haben. Daher ist es sinnvoll, im Bedarfsfall vor der Anwendung der ABC Methode ein geeignetes Analysewerkzeug zur Zieldefinition zu verwenden.

Fazit

Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass die ABC Methode eine sehr einfache Selbstmanagement-Methode zur Prioritätensetzung ist. Ihre praktische Anwendung ist so einfach, dass sie gar nicht näher erklärt werden muss: Man teilt Aufgaben in drei Prioritätskategorien ein und weist diesen ein Zeitbudget zu. Zur Einteilung verwendet man möglichst klare Kriterien und als Tool reicht eine simple Excel-Tabelle mit Spalten für Aufgaben, Priorität und Kriterien völlig aus.

Schwierigkeiten ergeben sich weniger durch die praktische Ausführung als durch die Komplexität der zugrunde liegenden Themen. Wenn zu große Unklarheiten über die Ziele bestehen, ist es ratsam, dafür geeignete Analysewerkzeuge zu verwenden oder sogar Coaching in Anspruch zu nehmen.

ABC Methode Prioritäten setzen, Zeitmangement, Selbstmanagement Methoden