Hier lernen Sie mehr zum Pareto Prinzip und der 80-20-Regel, wie Sie mit dieser Methode umgehen und welche Vorteile und Nachteile diese bietet Gleichzeitig erhalten Sie die Möglichkeit diese Methode oder Technik an einem Beispiel besser zu verstehen. Lernen Sie das Prioritäten setzen, mehr zum Perfektionismus und den Ausnahmen vom Pareto Prinzip.
Inhalte
Perfektionismus
Viele Menschen neigen gerade im Beruf zum Perfektionismus. Immer 100 Prozent geben, erst zufrieden sein, wenn alles perfekt ist, so und ähnlich lauten die Glaubenssätze in den Köpfen der Überforderten, dabei ist Perfektion nicht wirklich erstrebenswert.
Der Perfektionismus-Falle zu entfliehen, ist alles andere als einfach. Mit dem Pareto Prinzip, auch 80-20-Regel genannt, ist es allerdings möglich. Denn dieses Prinzip zeigt uns immer wieder auf, das mit 20 Prozent Einsatz 80 Prozent der Ergebnisse erzielt werden. Und das lässt sich nicht nur im Selbstmanagement erkennen, sondern auch in vielen anderen Bereichen des Lebens.
Pareto Prinzip
Der italienische Volkswirt und Soziologe Vilfredo Pareto, der von 1848 und 1923 lebte, erkannte in seinen Studien, dass 80 Prozent des Volksvermögens in Italien auf nur 20 Prozent der Familien zurückfallen. Seine Erkenntnis schlug Wellen und immer mehr wendeten diese Theorie an. Andere wiederum untersuchten, ob sie auch auf andere Bereiche zutreffende Ergebnisse erzielte, welches auch der Fall war.
Immer wieder lassen sich Beispiele finden, die die 80-20-Regel oder das Pareto Prinzip bestätigen. So sind es in vielen Unternehmen 20 Prozent der Kunden, die 80 Prozent des Umsatzes machen und in 80 Prozent der Zeit ziehen wir nur 20 Prozent dessen an, was unser Kleiderschrank hergibt. Es würden sich noch viele weitere Beispiele finden lassen, aber das kann auch jeder für sich prüfen.
Anwendung vom Pareto Prinzip
Interessant ist jedoch, dass auch das Selbstmanagement mit dem Pareto Prinzip eine ganz neue Richtung nehmen kann. In Zeiten, in denen immer mehr Aufgaben auf der To-Do-Liste stehen, ist es besonders wichtig Prioritäten zu setzen und das Wichtige stets im Auge zu behalten.
Die 80-20-Regel ist dabei behilflich. Mit ihr können die Aufgaben sortiert und schließlich so abgearbeitet werden, dass in der vorhandenen Zeit der größtmögliche Output stattfindet. Um das Pareto Prinzip oder die 80-20-Regel erfolgreich anwenden zu können, gilt es erst einmal herauszufinden, welche Arbeiten oder Aufgaben wirklich wichtig und auch etwas bewirken oder erfolgsversprechend sind.
Priorität festlegen
Der erste Schritt ist es also, alle Aufgaben auf der To-Do-Liste zu bewerten und zu priorisieren, dabei lässt sich wirklich schnell herausfinden, dass nur ein geringer Teil wirklich wichtig und für den Erfolg maßgeblich ist. Die meisten Aufgaben, die Tag für Tag auf den Listen auftauchen, haben so gut wie gar keine Auswirkungen auf den Erfolg und können somit aufgeschoben, delegiert oder sogar gestrichen werden.
Aufgaben priorisieren
Die To-Dos, die dann übrigbleiben, sind in den meisten Fällen die 20 Prozent, wobei es auch mal 10 oder 30 Prozent sein können, aber das Prinzip bleibt gleich. Es kommt also nicht darauf an, etwas zu tun, sondern das Richtige zu tun.
Und was das Richtige ist, wird jeden Tag neu bewertet. Innerhalb dieser 20 Prozent, die wirklich wichtig sind, können dann natürlich weitere Prioritäten gesetzt werden. Vielleicht gibt es eine Aufgabe, die besonders dringend ist, da Kollegen von der Erledigung abhängig sind. Das hat dann natürlich eine größere Priorität, als beispielsweise eine Präsentation vorzubereiten, die in zwei Wochen gebraucht wird. Wird dieser Filter auf die To-Do-Liste angewendet, herrscht schnell eine neue Ordnung. Und am Ende des Tages ist gewiss: Es wurde viel geschafft und erreicht!
Beispiele zum Pareto Prinzip
In der Theorie klingt meist alles gut, doch kann das Pareto Prinzip auch in der Praxis überzeugen? Es gibt Beispiele die zeigen, dass die 80-20-Regel sehr gut funktioniert, wenn die Aufgaben wirklich mit Bedacht priorisiert werden.
Mitarbeiter im Vertrieb
Als Vertriebsmitarbeiter ist Martin viel unterwegs und hat neben Gesprächen mit Kunden auch Korrespondenz mit ihnen zu erledigen und gleichzeitig seinem Arbeitgeber Bericht zu erstatten sowie die Abrechnung seiner Reisen zu organisieren. Daneben gibt es dann noch so einiges an Büroarbeiten, neue Informationen wollen gesichtet werden und die Unternehmensmemos stapeln sich auch schon.
Nach der 80-20-Regel oder dem Pareto Prinzip können all die Aufgaben bewertet und aufgeteilt werden. Die Korrespondenz mit Kunden ist natürlich wichtig und kann zum Erfolg beitragen, beispielsweise wenn durch die Beantwortung von Fragen ein Vertrag abgeschlossen werden kann. Auch der Report an den Chef ist wichtig, damit die Erfolge kommuniziert werden. Diese beiden Punkte wären also definitiv die 20 Prozent, die 80 Prozent des Erfolgs ausmachen: Service am Kunden und Reporting an den Chef.
Natürlich ist es auch wichtig die Spesenrechnung einzureichen und die E-Mails zu lesen, aber für die Dinge kann Martin auch seine Assistentin einsetzen, die ihm die Aufgaben entweder abnimmt oder zumindest vorbereitet. Martin gibt also Aufgaben ab, lässt andere ganz fallen und ist im Endeffekt doch erfolgreicher, weil er sich darauf konzentriert, was wirklich wichtig ist.
Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch
Katharina hat sich für eine Stelle im Einkauf beworben, bei der gute französische Sprachkenntnisse gefordert sind. Diese Sprachkenntnisse sind allerdings bei Katharina etwas eingerostet und schon in zwei Wochen ist das Vorstellungsgespräch, wo sie ihre Kenntnisse sicher in einem fingierten Gespräch mit einem Lieferanten beweisen muss. Katharina könnte jetzt in den nächsten zwei Wochen alle möglichen französischen Vokabeln lernen und noch mehr Zeit darauf verwenden, die nicht immer einfache Grammatik und Rechtschreibung zu perfektionieren und somit die Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch vorantreiben.
Mit dem Pareto Prinzip kann diese Herausforderung allerdings auch ganz anders angegangen werden. Wenn Katharina die wichtigsten Small Talk Floskeln kennt und sich ansonsten darauf konzentriert die Vokabeln zu lernen, die für eine Bestellung oder Nachfrage bei Problemen mit Lieferungen benötigt werden, wird sie im Vorstellungsgespräch sicher glänzen und hat anschließend immer noch genug Zeit, einen Kurs in Französisch zu belegen. Mit nur einem kleinen Teil der Vokabeln ist sie so erfolgreich und beweist, dass sie die richtige für den Job ist. Das Streben nach Perfektion würde Katharina hier eher bremsen.
Ausnahmen beim Pareto Prinzip
Natürlich gibt es überall Ausnahmen, die die Regel widerlegen, so auch beim Pareto Prinzip. So toll es auch ist, es lässt sich nicht überall anwenden. Bei einigen Aufgaben stellt sich einfach nicht die Frage, ob sie jetzt erledigt werden sollten, um Erfolge zu erzielen. Sie sind nämlich im Erfolgstagebuch nicht sichtbar, aber dennoch zwingend notwendig.
Das Erledigen der Steuerangelegenheiten oder eine Steuererklärung selber machen, beispielsweise bringt keine wirklich sichtbaren Erfolge, muss aber erledigt werden. Auch kommt heute wohl kaum noch einer drum herum, seine E-Mails zu lesen und zu beantworten. Für Aufgaben dieser Art, die einfach getan werden müssen, sollte also immer ein bisschen Zeit eingeplant werden. Ansonsten darf gern delegiert und gestrichen werden, wo es nur möglich ist. Somit erkennen Sie leichter, wie hoch die Auswirkungen sind, die die wichtigen Aufgaben auf den Erfolg haben!
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